Вакансия EA Manager в Dwelly

Детали

Грейд

Senior

Опыт работы

от 10 лет

Формат работы

Удалённо

Тип занятости

Полная занятость

Уровень английского

B2, выше среднего

Сопроводительное письмо к вакансии

Письмо на почту или сообщение рекрутеру в Telegram

О вакансии

Мы ищем Руководителя службы исполнительных ассистентов (Executive Assistant Manager), который будет поддерживать команду руководителей Dwelly и создавать функцию исполнительных ассистентов с нуля. Это ведущая позиция для карьерного роста: мы ищем специалиста с опытом работы более 10 лет, желательно в быстрорастущем стартапе или в прямой поддержке высшего руководства, который сможет с полной надежностью управлять повседневной деятельностью руководителя, а также создавать и возглавлять команду исполнительных ассистентов (команда, вероятно, будет расти по мере масштабирования Dwelly).

Задачи

Ваша главная цель — построить структуру, которая максимизирует время руководителей, снижая административную и операционную нагрузку как в профессиональной, так и в личной жизни, чтобы они могли уделять больше времени продуктивной работе и отдыху.

Поддержка руководителей

Управлять календарем, почтой и ежедневным рабочим ритмом высшего руководства, предвидя потребности до их возникновения
Координировать сложное взаимодействие с множеством заинтересованных сторон в разных часовых поясах
Подготавливать справочные материалы, повестки дня и итоги для важных совещаний
Точно управлять командировками, расходами и другими административными рабочими процессами
Выступать в качестве доверенного «привратника», проявляя здравый смысл в определении того, что требует внимания руководителя, а что нет

Руководство командой

Создать с нуля и управлять командой исполнительных ассистентов, поддерживающих других членов команды руководителей, с ожиданием роста этой функции с течением времени
Определить структуру, стандарты и уровень качества работы службы исполнительных ассистентов в компании
Нанимать, адаптировать, обучать и развивать исполнительных ассистентов по мере расширения команды
Создавать процессы и инструменты, позволяющие команде работать последовательно и эффективно

Требования

Опыт работы более 10 лет на должности исполнительного ассистента, желательно в быстрорастущем стартапе или в поддержке высшего руководства
Подтвержденный опыт управления командой исполнительных ассистентов
Проактивность и самостоятельность, способность предвидеть потребности, выявлять проблемы до их возникновения, проявлять инициативу и доводить задачи до завершения с минимальным руководством
Исключительные организационные навыки и способность управлять множеством приоритетов, не теряя внимания к деталям
Сильное чувство ответственности и подход «всегда готов», с предпочтением решать проблемы, а не просто эскалировать их
Высокое внимание к деталям
Командный игрок, эффективно работающий с различными отделами организации, при этом самостоятельно управляя своей рабочей нагрузкой и обязанностями
Исключительные навыки письменного и устного общения, способность эффективно общаться с широким кругом заинтересованных сторон
Владение современными инструментами продуктивности и совместной работы, включая календари, электронную почту, управление проектами и аналогичные платформы
Высокая добросовестность, профессионализм и тактичность, способность обрабатывать конфиденциальную информацию

Будет плюсом

Искренняя, долгосрочная приверженность делу исполнительного ассистента — человек, который рассматривает глубокое мастерство в области поддержки руководителей и создания команд как самостоятельную карьеру, а не как ступеньку к другой функции
Опыт планирования мероприятий

Условия

Конкурентоспособная заработная плата с возможностью получения опционов на акции в зависимости от результатов.

Role Summary

We're hiring an Executive Assistant Manager to support Dwelly's leadership team and to build the company's EA function from the ground up. This is a senior, career-level hire: someone with 10+ years of experience, ideally forged in a fast-paced startup or in direct support of senior executives, who can run a principal's day-to-day with total reliability while also standing up and leading a team of EAs (a team likely to grow further as Dwelly scales).

What You'll Do

Your main objective is to build a structure that maximises the executive team's time, reducing administrative and operational burden across both their professional and personal lives so they can focus more time on productive work and rest.

Executive support

Own the calendar, inbox, and daily operating rhythm for senior leadership, anticipating needs before they arise
Coordinate complex, multi-stakeholder scheduling across time zones
Prepare briefing materials, agendas, and follow-ups for high-stakes meetings
Manage travel, expenses, and other administrative workflows with precision
Act as a trusted gatekeeper, exercising sound judgment on what requires the principal's attention and what does not

Team leadership

Build from scratch and manage a team of EAs supporting other members of the leadership team, with the function expected to grow over time
Set the structure, standards, and quality bar for how the EA function operates across the company
Hire, onboard, coach, and develop EAs as the team scales
Build processes and tools that enable the team to operate consistently and efficiently

What We're Looking For

10+ years of experience as an Executive Assistant, ideally in a fast-paced startup or supporting senior executives
Proven experience managing or leading a team of EAs
Proactive and autonomous, with the ability to anticipate needs, identify issues before they arise, take initiative, and drive tasks through to completion with limited direction
Exceptional organisational skills and the ability to manage multiple priorities without losing attention to detail
Strong ownership mentality and a can-do approach, with a bias toward solving problems rather than simply escalating them
Strong attention to detail
A collaborative team player who works effectively across the organisation while independently managing their own workload and responsibilities
Exceptional written and verbal communication skills, with the ability to communicate effectively with a wide range of stakeholders
Proficiency with modern productivity and collaboration tools, including calendar, email, project management, and similar platforms
High integrity, professionalism, and discretion, with the ability to handle sensitive and confidential information

Nice to Have

A genuine, long-term commitment to the EA craft — someone who sees deep mastery of executive support and team-building as a career in itself, not a stepping stone to another function
Event planning experience

Compensation & Benefits

Competitive salary with the potential for equity options based on performance.

Подходит ли тебе эта вакансия?

Сравним навыки, грейд, формат работы и зарплату

Ключевые навыки

Планирование календаря
Email Management
Управление проектами
Планирование мероприятий
Управление командой
Организация поездок

Оценка зарплаты

90 100USDв год

Чаще всего от 68 600 до 139 000