В Театральный музей им. А.А. Бахрушина требуется Начальник отдела по организации мероприятий.
Обязанности:
- Полный цикл организации и проведения мероприятий разного масштаба, в том числе крупных — от комплексного планирования, сметы до финального отчета.
- Координация всех этапов, в том числе: подготовку концепции мероприятия, техническое обеспечение, работа с кейтерингом, сервисом, клинингом, списком гостей, рассылка приглашений, дизайн материалов.
- Организация и проведение протокольных мероприятий.
- Самостоятельная работа с заказчиками, обеспечение высокого качества и соблюдение всех требований.
- Управление проектной командой (сотрудники, подрядчики, волонтеры), а также координация работы коллег и обучение младших специалистов.
- Контроль бюджета и ресурсов, принятие решений для достижения максимального результата.
- Взаимодействие с участниками и партнерами мероприятий, решение сложных организационных и репутационных вопросов.
- Строгое соблюдение дедлайнов.
- Оформление, согласование, подписание договоров; контроль оплат.
- Ведение отчетности и аналитики по мероприятиям.
- Участие в бюджетировании и планировании.
- Возможны командировки по РФ.
- Работа в 1С.
Требования:
Ключевые навыки начальника отдела организации мероприятий включают управленческие, коммуникационные, аналитические и технологические компетенции. Эти навыки помогают эффективно управлять командой, взаимодействовать с партнерами, подрядчиками и командой, а также решать задачи, связанные с организацией мероприятий.
Управленческие
Управление проектами — планирование, организация и контроль всего цикла выполнения проектов, включая управление ресурсами, сроками и бюджетом.
Финансовая грамотность — умение распределять бюджет, обосновывать затраты, выгодно презентовать идеи.
Управление командой — выстраивание коммуникации в коллективе, улаживание конфликтов, создание дружелюбной обстановки и условий для карьерного роста сотрудников.
Тайм-менеджмент — умение грамотно распределять время и выполнять несколько задач одновременно, чётко планировать и расставлять приоритеты.
Делегирование — распределение поручений между сотрудниками, контроль прогресса и при необходимости направление в нужное русло.
Высшее образование.
Коммуникационные:
- Коммуникабельность — умение чётко и последовательно доносить информацию до собеседника разными способами.
- Активное слушание — умение слушать собеседника, объективно представлять потребности участников и собирать обратную связь.
- Навыки переговоров — работа с партнерами, подрядчиками, спонсорами требует умения договариваться и находить компромиссы.
- Работа с документами — подготовка договоров, технических заданий, смет, согласование условий с руководством.
Аналитические:
- Аналитическое мышление — способность эффективно обрабатывать информацию, выделять в ней ключевые моменты, выявлять закономерности и тенденции. Включает критическое мышление (умение оценивать информацию с разных точек зрения), логическое мышление (умение строить логические цепочки рассуждений) и оценку фактов (умение отделять факты от мнений).
- Прогнозирование будущих событий — анализ рыночных тенденций, чтобы предвидеть изменения и принимать соответствующие меры заранее.
- Решение бизнес-кейсов — с их помощью можно оценить потенциальные преимущества и риски нового проекта или инвестиций, и только после этого принимать окончательное решение.
Технологические:
- Работа с CRM-системами — навыки автоматизации процессов, например, использование программных решений для планирования мероприятий.
- Организация гибридных мероприятий — умение совмещать офлайн- и онлайн-форматы, работа с платформами для виртуальных событий.
- Опыт работы от 3 лет на руководящей должности.
- Опыт работы в сфере организации мероприятий от 5 лет.
Условия:
- Официальное трудоустройство по ТК РФ.
- График работы: 5/2, ненормированный рабочий день.
- Стабильная заработная плата, финансовые условия обсуждаются индивидуально с успешными кандидатами.
- Хороший коллектив.
- Современный комфортный офис, в шаговой доступности от метро.
