Office Administrator - Luxembourg - 2026

Должность: Администратор офиса - Люксембург - 2026 Местоположение: Люксембург, Люксембург, Люксембург / Гибридный формат

О Meridiam Meridiam была основана в 2005 году Тьерри Део с убеждением, что согласование интересов государственного и частного сектора может предложить критически важные решения для коллективных потребностей сообществ. Meridiam — это независимая инвестиционная корпорация Benefit Corporation и управляющий активами. Фирма специализируется на разработке, финансировании и долгосрочном управлении устойчивой государственной инфраструктурой в трех основных секторах — устойчивая мобильность, критически важные государственные услуги и инновационные низкоуглеродные решения — и инвестирует в устойчивые МСП в Европе. Имея офисы в Аддис-Абебе, Аммане, Дакаре, Стамбуле, Йоханнесбурге, Либревиле, Люксембурге, Париже, Вене и Вашингтоне, Meridiam управляет активами на сумму около 24 млрд евро и более чем 130 проектами на сегодняшний день. Meridiam сертифицирована по стандарту ISO 9001:2015, имеет сертификат противодействия коррупции ISO 37001 от AFNOR и применяет уникальную методологию в отношении ESG и воздействия, основанную на Целях устойчивого развития ООН (ЦУР).

Описание вакансии Мы ищем высококвалифицированного и опытного администратора офиса для управления повседневной деятельностью нашего офиса в Люксембурге и обеспечения плавной, хорошо организованной рабочей среды для команды. Идеальный кандидат должен обладать опытом работы в области офисного администрирования, отличными организационными навыками и способностью самостоятельно и надежно координировать множество задач. Эта должность будет подчиняться административному директору в Париже, и сотрудник будет тесно сотрудничать с командой в Люксембурге, где будет находиться должность.

Обязанности Административная поддержка и поддержка сотрудников · Оказание общей административной поддержки сотрудникам и руководству. · Координация организации деловых поездок (высокий приоритет) и возмещения расходов. · Распределение и управление входящей и исходящей корреспонденцией в соответствии с процедурами компании. · Выполнение общих административных задач, включая архивирование, сканирование, управление документами и деловую переписку. · Предоставление базовой технической поддержки первой линии и координация с поставщиками IT-услуг при необходимости. · Поддержка процесса адаптации новых сотрудников, включая настройку рабочего места и ориентацию в офисе. Операционная деятельность и управление объектами: · Контроль и управление повседневной деятельностью офиса для обеспечения эффективности и производительности. · Внедрение и поддержание офисных процедур и политик. · Обеспечение соблюдения правил охраны труда и техники безопасности. · Координация технического обслуживания, ремонта и улучшения офиса с поставщиками услуг. · Выполнение роли основного контактного лица по вопросам управления зданием. · Планирование и организация планировки офиса, распределение рабочих мест и переезды офиса. · Контроль услуг по уборке офиса и обеспечение поддержания офисных помещений на высоком уровне. · Поддержание инвентарного учета офисных принадлежностей и оборудования, а также размещение заказов по мере необходимости. Управление поставщиками и бюджетом · Управление взаимоотношениями с офисными поставщиками и поставщиками услуг. · Мониторинг офисных бюджетов и расходов для обеспечения экономичной работы. · Ведение переговоров по контрактам и соглашениям об услугах с поставщиками при необходимости. · Отслеживание и контроль офисных покупок и операционных расходов. Мероприятия и рабочая среда · Координация и поддержка планирования и проведения корпоративных мероприятий, совещаний и конференций. · Содействие созданию позитивной и совместной рабочей атмосферы. · Поддержка инициатив по вовлечению сотрудников и мероприятий, связанных с офисом. · Участие в разовых проектах и инициативах по постоянному совершенствованию.

Требования к вакансии · Степень бакалавра в области делового администрирования, управления офисом или смежной области. · Подтвержденный опыт работы в области офисного администрирования и координации поездок. · Свободное владение французским и английским языками. · Способность руководить, направлять и координировать офисный вспомогательный персонал. · Отличные коммуникативные навыки и навыки межличностного общения. · Способность выстраивать эффективные рабочие отношения с заинтересованными сторонами на всех уровнях. · Отличные организационные навыки и навыки многозадачности. · Способность работать самостоятельно и принимать обоснованные решения. · Отличные навыки решения проблем и внимание к деталям. · Знание правил охраны труда и техники безопасности и передовых практик управления офисом. · Опыт управления поставщиками, объектами и офисными бюджетами. · Уверенное владение стандартным офисным программным обеспечением и административными системами.