Должность: Исполнительный ассистент и офис-менеджер
Местоположение: Каунас / Литва / Каунас, Литва
Присоединяйтесь к нашей глобальной команде в качестве Исполнительного ассистента и офис-менеджера в Каунасе.
Исполнительный ассистент и офис-менеджер в первую очередь оказывает поддержку Генеральному директору, а также организует и координирует административные процессы в офисе и управление фронт-офисом для обеспечения эффективной работы, действенной коммуникации и безопасной рабочей среды.
Должность предполагает работу в офисе в Каунасе, Литва.
Обязанности:
- Ежедневная помощь Генеральному директору в координации встреч, управлении календарем, бронировании поездок, отчетности по расходам и внутренней/внешней связи
- Обеспечение эффективной системы управления документами (регистрация, распространение, архивирование), включая администрирование системы электронных подписей (eSygnature)
- Обработка всей входящей и исходящей корреспонденции (почта, посылки, курьерские отправления)
- Встреча посетителей и управление общей электронной почтой компании и телефонной линией
- Помощь руководству в деятельности по внутренней коммуникации и координации
- Оказание административной поддержки коллегам и руководителям по мере необходимости
- Ведение документов отдела и обеспечение своевременной передачи в архив
- Управление офисными принадлежностями и заказами, связанными с объектами, и координация их распределения по отделам
- Поддержание порядка на стойке регистрации, в переговорных комнатах, конференц-залах и других общих офисных помещениях
- Организация деловых поездок, включая бронирование транспорта, проживания и связанной с этим логистики
- Поддержка организации внутренних офисных мероприятий и встреч команды
- Выступление в качестве связующего звена с внешними поставщиками услуг (например, клининговые, техническое обслуживание, курьерские службы)
Требования:
- Высшее образование – является преимуществом
- Опыт работы офис-менеджером не менее 2 лет
- Опыт работы исполнительным ассистентом является преимуществом
- Свободное владение деловым английским и литовским языками (письменно и устно)
- Отличные навыки подготовки и управления документами
- Знание правил/законодательства по подготовке и архивированию документов
- Отличное знание приложений MS Office
- Проактивность, чувство ответственности и сильные организаторские способности
Преимущества:
- Международная команда и среда
- Премия по результатам ежегодной работы
- Профессиональный рост и карьерные возможности
- Страхование от несчастных случаев и страхование деловых поездок
- Дополнительное медицинское страхование
- Привлекательная реферальная программа
- Ежемесячные дни обеда и фруктов
- Тимбилдинги, глобальные встречи, другие мероприятия в рамках КСО (корпоративной социальной ответственности)
- Современный и новый устойчивый офис в центре города с бесплатной парковкой
Диапазон заработной платы 1600-2000 евро/брутто/месяц (в зависимости от опыта и навыков).
