Office Administrator

Мы - Фирма, где люди искренне верят в то, что делают, и стремятся к достижению высочайших стандартов работы и успеха. Эта должность предполагает работу в нашем офисе в Атланте. Общее описание: Администратор офиса обеспечивает общее стратегическое и тактическое руководство для согласования функций офиса и персонала с целями фирмы. Обязанности включают управление персоналом, укомплектование штата, операционную поддержку, поддержку рабочего процесса персонала и управление объектами. Дополнительные области включают координацию с бухгалтерией, маркетингом, IT и рекрутингом. Это должностное лицо, относящееся к категории руководящих работников, подчиняется Исполнительному партнеру и Директору по операциям офиса. Ключевые обязанности и основные рабочие функции: Рекрутинг, наем и контроль работы помощников практики, параюристов, секретарей, специалистов по обслуживанию офиса, руководителей службы обслуживания офиса и специалистов по обслуживанию гостей. Ежедневный контроль работы местного IT-персонала и сотрудников отдела документации. Организация и обеспечение завершения любого/всего процесса адаптации, обязательного обучения и ориентации в офисе для всех новых сотрудников (как прибывающего персонала, так и любых/всех юристов); контроль увольнений для всех должностей. Составление оценок и сбор отзывов от ключевых заинтересованных сторон. Проведение ежегодных аттестаций, внесение рекомендаций по премиям и повышению заработной платы для персонала. Совместная работа с отделом кадров фирмы по внедрению процедур прогрессивной дисциплины и политик увольнения по мере необходимости, мониторинг использования всеми сотрудниками отпусков по болезни и отпусков по уходу за ребенком, управление льготами и общие трудовые отношения через управление конфликтами. Разработка бюджета офиса и поддержание ответственности за отклонения в соответствии с целями фирмы и операционными требованиями. Анализ показателей финансовой эффективности офиса. Координация с группами практики и руководством фирмы для разработки кадровой поддержки и лучших практик. Управление объектами, включая практики экстренной помощи/безопасности, эффективное экономическое использование офисного пространства, процесс выбора поставщиков, надзор за улучшениями объектов и их обустройством, перемещениями и взаимодействие с руководством здания. Работа с директором по недвижимости над обустройством, ремонтом и перемещениями. Стратегическое планирование роста офиса. Разработка Плана обеспечения непрерывности бизнеса и Оценки воздействия на бизнес для офиса в сотрудничестве с директором по безопасности фирмы; эскалация инцидентов в Целевую группу по обеспечению непрерывности бизнеса фирмы. Помощь в соблюдении требований ISO-аудита. Надзор за всем вспомогательным персоналом, услугами офисной поддержки, конференц-центром, стойкой регистрации и другими отделами, сотрудничающими с общефирменскими административными и управленческими командами. Координация с общефирменными усилиями по закупкам расходных материалов, оборудования и других покупок для местного офиса. Надзор, поддержка и поощрение по мере необходимости общефирменных и офисных проектов, включая, но не ограничиваясь, День служения 11 сентября, любые/все презентации по вопросам разнообразия, равенства и инклюзии, презентации CLE и/или группы практики для клиентов или конкретных отраслей. Участие в назначенных офисных и/или общефирменных собраниях. Специальные проекты и обязанности по мере назначения. Требуемые навыки: Отличные межличностные и коммуникативные навыки. Отличные организаторские, управленческие, проблемно-ориентированные и аналитические навыки. Требуемые квалификации и образование: Требуется степень бакалавра. Сертификаты приветствуются. 5+ лет опыта работы в фирме, оказывающей профессиональные услуги. Знание местных, государственных и федеральных трудовых законов и политик. Знания и навыки, связанные с управлением конфликтами и управлением изменениями. Знание общих бухгалтерских процессов, терминов, концепций и политик. Знание демографии и тенденций рабочей силы. Знание изменений/тенденций в юридической отрасли. Физические требования: Возможность сидеть или стоять в течение длительного времени. Умеренное или продвинутое использование клавиатуры. Льготы: Наша цель — способствовать созданию рабочей среды, в которой у людей есть доступ к необходимым им ресурсам, чтобы быть лучшими как профессионально, так и лично, включая ресурсы, которые поощряют людей сосредоточиться на своем здоровье и благополучии. Ниже приведены льготы, которые мы предлагаем: комплексные медицинские (PPO и HDHP), стоматологические и офтальмологические планы, включая покрытие для партнеров; страхование жизни и от несчастного случая; страхование от кратковременной и долговременной нетрудоспособности; налоговые счета для медицинских расходов, включая FSA и HSA; FSA для ухода за иждивенцами; услуги по поддержке здоровья; ресурсы поведенческого здоровья и консультирования для всех членов семьи; 401(k); разделение прибыли; резервный уход за иждивенцами; поддержка планирования ухода за пожилыми; ресурсы для людей с нарушениями развития и их опекунов; оплачиваемые праздники и другие оплачиваемые отпуска, включая оплачиваемый отпуск для новых родителей. Holland & Knight является работодателем, предоставляющим равные возможности, и не дискриминирует по признакам расы, цвета кожи, религии, пола (включая беременность, роды или связанные с ними состояния, трансгендерный статус и сексуальную ориентацию), национального происхождения, возраста, инвалидности, генетической информации, статуса ветерана или любого другого фактора, запрещенного законом. Кандидаты, заинтересованные в подаче заявки на должность и нуждающиеся в адаптации в процессе, должны связаться по адресу контакт рекрутера. Личная информация, собранная от кандидатов, будет использоваться для обработки заявки в ходе любого процесса найма или трудоустройства, а также для включения в личное дело. Категории собранных данных могут включать имя, адрес, номера телефонов, адрес электронной почты, номер социального страхования и подпись. Holland & Knight может собирать дополнительную информацию, если вы дадите согласие на проверку биографии. Это включает проверку судимостей, истории трудоустройства и сертификатов. Посетите Портал юридической информации, чтобы ознакомиться с политикой конфиденциальности Holland & Knight LLP.