Sr. Office Administrator

Присоединяйтесь к команде глобальных операций Goodwin и окажите реальное влияние в глобальном масштабе. В Goodwin мы работаем с одними из самых успешных и инновационных инвесторов, предпринимателей и новаторов в мире в областях наук о жизни, частного капитала, недвижимости, технологий и финансовых услуг, а также там, где они пересекаются. Работая в команде глобальных операций – все бизнес-профессионалы фирмы – вы будете сотрудничать с коллегами из разных слоев общества и с разным опытом, способствуя созданию среды, в которой обучение на основе кросс-функциональных связей, налаживание контактов и сотрудничество находятся в центре нашей деятельности. Здесь мы не просто поддерживаем юридическую фирму; мы сотрудничаем с юристами и клиентами для предоставления передовых решений в области высокорисковых судебных разбирательств и разрешения споров, первоклассного нормативного соответствия и консультационных услуг, а также сложных сделок. Наша приверженность честности, изобретательности, гибкости и амбициям движет нами, и мы гордимся тем, что были признаны «Лучшей бизнес-командой» по версии The American Lawyer. Это ваша возможность для профессионального роста в динамичной, глобальной среде, в окружении дальновидных коллег. Старший менеджер по администрированию офиса является старшим операционным руководителем офиса Goodwin в Бостоне и отвечает за обеспечение исключительного опыта работы в офисе для коллег, клиентов и посетителей. Выступая в качестве местного владельца офисной среды, Старший менеджер координирует усилия нескольких внутренних команд, сторонних поставщиков услуг и общефирменных функций, чтобы офис работал эффективно, действенно и в соответствии со стандартами и стратегическими целями фирмы. Эта роль сочетает в себе операционное лидерство, управление людьми, управление бизнесом, выполнение проектов, управление изменениями и постоянное совершенствование. Старший менеджер служит доверенным советником руководства офиса и несет ответственность за выявление проблем, разработку решений и обеспечение их выполнения для поддержки меняющихся потребностей бизнеса. Идеальный кандидат – это опытный операционный лидер, обладающий сильным деловым чутьем, клиентоориентированным подходом, превосходными межличностными навыками и способностью влиять в сложной, матричной организации. Что вы будете делать: Операционное лидерство и опыт работы в офисе Выступать в качестве основного операционного руководителя офиса в Бостоне и нести ответственность за общий опыт работы в офисе. Обеспечивать эффективную координацию офисных операций, включая административную поддержку, прием, гостеприимство, конференц-сервис, объекты, физическую безопасность, технологии, учет, почту и другие вспомогательные функции. Сотрудничать с местным руководством офиса и руководством фирмы для определения операционных приоритетов и внедрения решений, отвечающих потребностям бизнеса. Отслеживать предоставление услуг и стандарты рабочего места, проактивно выявляя и устраняя проблемы до того, как они повлияют на коллег, клиентов или посетителей. Выступать в качестве основного пункта эскалации по значительным операционным вопросам, затрагивающим офис. Способствовать и поддерживать культуру превосходного обслуживания и постоянного совершенствования во всем офисе. Операции бизнеса и финансовый менеджмент Управлять операционными бюджетами офиса и контролировать расходы для обеспечения эффективного использования ресурсов. Участвовать в планировании, прогнозировании и финансовом управлении, связанных с операциями офиса. Разрабатывать бизнес-кейсы и рекомендации по кадровому обеспечению, услугам, инвестициям в рабочее пространство и операционным улучшениям. Отслеживать производительность поставщиков, уровни обслуживания и операционную эффективность. Сотрудничать с руководством фирмы и бизнес-функциями для обеспечения соответствия между местными потребностями и общефирменными целями. Стратегические инициативы и лидерство в изменениях Руководить местной реализацией общефирменных операционных инициатив, инициатив по организации рабочего пространства и предоставлению услуг. Управлять сложными проектами от планирования до выполнения, включая улучшения офиса, внедрение технологий, модернизацию рабочего пространства и организационные изменения. Способствовать внедрению новых технологий, процессов и моделей обслуживания. Определять возможности для повышения эффективности, улучшения предоставления услуг и укрепления опыта сотрудников. Использовать данные и операционные метрики для оценки производительности и рекомендаций по улучшениям. Лидерство в области административной поддержки Обеспечивать руководство и надзор за ресурсами административной поддержки в офисе в Бостоне. Обеспечивать высокое качество предоставления услуг административной поддержки всем коллегам. Сотрудничать с руководством фирмы для оценки потребностей в персонале, требований к услугам и распределения ресурсов. Руководить набором, адаптацией, обучением, управлением производительностью, развитием сотрудников и планированием преемственности для назначенных коллег. Способствовать вовлеченности сотрудников, сотрудничеству, ответственности и профессиональному росту. Сотрудничать с председателем офиса и командой по недвижимости и объектам для разработки и реализации стратегий офисного пространства, включая переезды офиса, распределение рабочих мест, инициативы по реструктуризации, планирование мощностей и проекты по оптимизации рабочего пространства. Координировать планирование переезда, коммуникацию и выполнение для поддержки меняющихся потребностей бизнеса и обеспечения эффективного использования офисного пространства. Кросс-функциональное сотрудничество Тесно сотрудничать с отделами кадров, объектов, недвижимости, технологий, безопасности, финансов, мероприятий, закупок и другими бизнес-функциями. Координировать успешное выполнение местных инициатив, требующих поддержки нескольких заинтересованных сторон. Налаживать прочные отношения в рамках фирмы и выступать в качестве доверенного операционного советника для руководителей, базирующихся в Бостоне. Обеспечивать соответствие между приоритетами местного офиса и общефирменными операционными стратегиями. Сообщество и культура Поддерживать программы и инициативы, укрепляющие вовлеченность сотрудников и культуру офиса. Сотрудничать с руководством офиса и функцией «Культура и влияние» фирмы по вопросам участия в жизни сообщества, мероприятий для сотрудников и инициатив по организации рабочего пространства. Выступать в качестве посла ценностей фирмы и приверженности превосходному обслуживанию клиентов, изложенных в The Goodwin Way. Кто вы: Степень бакалавра или эквивалентное сочетание образования и опыта. Более 10 лет прогрессивного руководящего опыта в области управления офисными операциями, операциями бизнеса, администрирования, управления рабочим пространством, гостеприимства, профессиональных услуг или смежных областях. Опыт руководства командами и управления людьми в сложной организационной среде. Подтвержденный успех в руководстве операционными инициативами, мероприятиями по управлению изменениями и кросс-функциональными проектами. Сильные финансовые и деловые знания, включая управление бюджетом и планирование ресурсов. Исключительные навыки лидерства, коммуникации и построения отношений. Способность влиять на заинтересованные стороны на всех уровнях организации без прямой власти. Сильные аналитические способности, навыки решения проблем и принятия решений. Опыт использования данных и метрик для улучшения операционной деятельности. Льготы и многое другое В Goodwin вы откроете для себя следующую карьерную возможность с привлекательным компенсационным пакетом и полным спектром льгот, включая: Медицинская, стоматологическая и офтальмологическая страховка Страхование жизни и от потери трудоспособности Пенсионный план и план сбережений Экстренный резервный уход за детьми и взрослыми Оплачиваемый отпуск, больничный и праздничные дни Возможности профессионального развития и карьерного роста Программы признания и поощрения сотрудников Программы поддержки здоровья и благополучия сотрудников Скидки и льготы для сотрудников Эта позиция подлежит оплате сверхурочных: Нет Ценовой диапазон заработной платы для этой позиции варьируется в зависимости от местоположения и соответствует соответствующему опыту: $140,000.00 - $182,000.00