Associate Workplace Administrator

Должность: Ассистент администратора рабочего пространства Местоположение: Австралия - Виктория

Местоположение: Австралия - Виктория Занятость: Частичная Это возможность присоединиться к команде Global Workplace в Mimecast. Являясь первой точкой контакта для офисов в Мельбурне, Сиднее и Сингапуре, Ассистент администратора рабочего пространства обладает выдающимися коммуникативными навыками, проактивным, командным подходом, а также энтузиазмом и инициативой для поддержки растущей, динамичной компании. Это 4-дневная рабочая неделя, 100% работа в офисе в Мельбурне, Австралия, в тесном сотрудничестве с командой Global Workplace и кросс-функциональными партнерами из отделов HR, IT, финансов для обеспечения бесперебойной повседневной работы офиса. Лучшие офисы работают, потому что кто-то всегда следит за деталями. Что вы будете делать Прием и взаимодействие с посетителями ▪ Служить первоначальной точкой контакта для всех сотрудников Mimecast в офисах Мельбурна, Сиднея и Сингапура. ▪ Вы будете находиться на ресепшене для встречи и приветствия клиентов и посетителей, обеспечивая соблюдение процессов управления посетителями Mimecast. ▪ Сортировка ежедневной почты, поставок и курьерских отправлений, а также управление выставлением счетов от арендодателя и поставщиков. Операционная деятельность офиса и объектов ▪ Организация кейтеринга и подготовки помещений для встреч и мероприятий по мере необходимости. ▪ Ежедневная проверка офисных и кухонных помещений, а также закупка расходных материалов для офиса по мере необходимости, включая напитки, продукты питания и оборудование для зон отдыха. Управление инвентаризацией, пополнением и обновлением запасов. ▪ Обеспечение постоянного поддержания офиса в наилучшем состоянии, включая периодические проверки уборки и технического обслуживания с арендодателем и назначенными подрядчиками. ▪ Помощь в планировании и координации корпоративных мероприятий, мероприятий по КСО, вечеринок и запланированных обедов. ▪ Вы будете тесно сотрудничать с ключевыми сотрудниками для обеспечения соблюдения операционных стандартов в Сиднее и Сингапуре. ▪ Обработка заявок сотрудников в Zendesk. Управление поставщиками и зданием ▪ Взаимодействие с руководством здания, подача запросов на техническое обслуживание и получение разрешений. Кросс-функциональное взаимодействие и сотрудничество с командой персонала ▪ Тесное сотрудничество с HR Бизнес-партнерами и другими специалистами отдела персонала для обеспечения наличия ресурсов и поддержки для успешной реализации планов. ▪ Взаимодействие с региональным IT-отделом и региональной командой и поставщиками, включая выдачу пропусков для доступа сотрудников, а также помощь в поставке и возврате IT-оборудования и предоставлении доступа подрядчикам по техническому обслуживанию. ▪ Стать частью команды Global Mimecast Facilities и оказывать помощь командам в других регионах по мере необходимости. ▪ Оказание кросс-функциональной поддержки по вопросам опыта сотрудников, КСО, волонтерской деятельности, благополучия и аналогичных инициатив. Охрана труда, безопасность и соответствие нормативным требованиям ▪ Поддержание стандартов охраны труда и техники безопасности в офисе в соответствии с государственными нормами. Участие в планах эвакуации при пожаре. ▪ Проведение вводных инструктажей по охране труда для новых сотрудников. ▪ Поддержка предоставления данных о потреблении ESG и стандартов аудита ISO 14001. Использование ИИ Ожидается, что Ассистент администратора рабочего пространства будет искать возможности для внедрения ИИ в повседневную работу по управлению объектами, используя его для экономии времени и повышения согласованности во всем офисе. ▪ Использование инструментов ИИ для автоматизации рутинных процессов и процедур, где это возможно. ▪ Определение возможностей для оптимизации рабочих процессов управления объектами и административных задач с использованием инструментов на базе ИИ. Финансовое управление и управление договорами аренды Ассистент администратора рабочего пространства поддерживает финансовое и контрактное состояние офисов в Мельбурне, Сиднее и Сингапуре, от повседневных расходов до аренды объектов. ▪ Поддержка менеджера в ежегодном бюджете на содержание объектов для офисов в Мельбурне, Сиднее и Сингапуре, отслеживание расходов по плану и общим заказам на поставку. ▪ Загрузка и управление заказами на поставку (PO) для товаров и услуг, связанных с объектами, обеспечивая точное кодирование и своевременную обработку. ▪ Рассмотрение и утверждение счетов поставщиков совместно с менеджером, обеспечивая соответствие контрактам, заказам на поставку и бюджету. ▪ Отслеживание и прогнозирование операционных расходов на содержание объектов, выявление возможностей для экономии затрат. ▪ Выступать в качестве вторичной точки контакта с руководством здания и объектов по условиям аренды, сервисным платежам и связанным с ними расходам. ▪ Ведение точных финансовых записей и документации для поддержки аудита и процессов закрытия месяца. Что вам понадобится ▪ Более 3 лет опыта работы в административной сфере или в области эксплуатации объектов. ▪ Уверенное владение Microsoft Office, включая Word, Excel и PowerPoint. ▪ Выдающиеся коммуникативные навыки с возможностью многозадачности. ▪ Сильные письменные и устные навыки, включая грамматику, корректуру, набор текста и ведение записей. ▪ Способность работать самостоятельно и гибко, проявляя здравый смысл и осмотрительность. ▪ Отличные межличностные навыки, позитивный настрой и проактивный подход. Образ мышления и подход ▪ Понимает цели и задачи бизнеса, а также то, как личные цели связаны с ними. ▪ Рассматривает удовлетворенность клиентов и сотрудников как основной показатель успеха. ▪ Находит практические решения сложных проблем. ▪ Берет на себя ответственность за роль и легко адаптируется к изменениям. ▪ Ищет новые способы достижения успеха и делится этими успехами с командой. Базовый диапазон заработной платы для этой должности составляет 80 000–90 000 австралийских долларов плюс льготы. Этот диапазон представляет собой минимальную и максимальную компенсацию для новых сотрудников на этой должности. Должность также может быть eligible для планов стимулирования и дополнительных льгот в соответствии с политикой компании и местными нормативными актами. Наши диапазоны заработной платы определяются должностью, уровнем и местоположением, при этом индивидуальная компенсация также зависит от таких факторов, как квалификация, опыт и навыки. Окончательные предложения будут отражать эти соображения и могут варьироваться соответствующим образом. Принадлежность к Mimecast Кибербезопасность – это совместное усилие. Именно поэтому мы стремимся к созданию инклюзивного, разнообразного сообщества, которое отмечает и приветствует всех – кроме киберпреступников, конечно. Мы гордимся тем, что являемся работодателем, предоставляющим равные возможности и применяющим позитивные дискриминационные меры, и мы призываем вас присоединиться к нам независимо от вашего происхождения. Мы особенно приветствуем соискателей из традиционно недопредставленных групп. Мы относимся ко всем одинаково: ваша раса, возраст, религия, сексуальная ориентация, гендерная идентичность, способности, семейное положение, национальность или любая другая защищенная характеристика не повлияют на ваше заявление. В связи с определенными обязательствами перед нашими клиентами, предложение о работе будет зависеть от вашего успешного прохождения применимых проверок биографии, проводимых в соответствии с местным законодательством. В Массачусетсе незаконно требовать или проводить проверку на детекторе лжи как условие трудоустройства или продолжения трудоустройства.