Operationeel Teamleider/ Customs Operations Team Leader

Операционный руководитель команды Какова цель должности? «Координация, содействие и обеспечение качества и эффективности; от «ручного декларирования» к «автоматизированным, безошибочным и соответствующим нормам рабочим процессам». Операционный руководитель команды отвечает за ежедневную координацию и руководство командой декларантов, а также за обеспечение качества, соответствия нормам и эффективности процессов. Вы будете преобразовывать стратегические цели в сотрудничестве с руководителем филиала в конкретные командные и процессные результаты. Руководитель филиала и операционный руководитель команды работают в комплементарном режиме, однако общая ответственность за команду лежит на руководителе филиала.

Задачи и обязанности Ежедневная координация работы: назначение деклараций, мониторинг прогресса и оперативное реагирование на пики объемов с центральным местом для цифровизации; эскалация узких мест руководителю филиала. Контроль качества и коучинг/обучение по содержанию: проверка выборочных данных, выявление структурных ошибок; предоставление обратной связи по содержанию и обмен ею с руководителем филиала. И, где это необходимо, проведение дополнительного обучения. Соответствие нормам и регулирование: контроль за правильным применением таможенного законодательства, законодательства об охране труда и AVG (Общий регламент по защите данных). Поддержка и выполнение внутренних и внешних аудитов и инспекций. Надзор за соблюдением обязательств, вытекающих из таможенных лицензий, таких как сроки подачи деклараций, обработка претензий и другие обязанности AEO (Авторизованный экономический оператор). Непрерывное совершенствование: инициирование и контроль предложений по улучшению процессов, систем и методов работы. С целью предоставления высококачественных услуг. Вклад в инициативы стратегических изменений в сотрудничестве с руководителем филиала. Цифровизация: предложение ручных и трудоемких процессов через интерфейсы и IDP (интеллектуальное распознавание документов) или ввод данных для достижения KPI и целей. Стимулирование и контроль использования цифровых инструментов операционной командой и выявление сбоев или возможностей в области цифровизации у Руководителя/команды цифровизации, клиента или руководителя филиала. Управление заинтересованными сторонами: взаимодействие с внутренними и внешними сторонами, такими как клиенты, другие филиалы/отделы и государственные органы. Укрепление культуры: создание безопасной, открытой и ориентированной на качество и результаты рабочей среды, в которой сотрудничество является приоритетом. Решение проблем: первичный контакт для решения проблем, возникающих в ходе операционной деятельности. Своевременное выявление узких мест и эскалаций, а также принятие (проактивных) мер по согласованию/сотрудничеству с руководителем филиала. Отчетность и анализ: предоставление данных на основе существующих анализов объемов, промежуточных счетов, KPI или QBR (квартальных обзоров бизнеса). Клиенты: проведение встреч с клиентами (Customer Check-Ins), обработка жалоб/претензий по согласованию с руководителем филиала, поддержание оперативного контакта с клиентами для обеспечения высокого качества обслуживания.

Области результатов и KPI Операционная деятельность Эффективность: количество завершенных деклараций на одного FTE (сотрудника) в рабочий день по сравнению с целевым показателем. Цифровизация: предложение ручных и трудоемких процессов через интерфейсы и IDP или ввод данных для достижения KPI и целей. Соответствие нормам и аудиты: обеспечение качества деклараций, своевременное соблюдение сроков подачи деклараций и урегулирования претензий, надзор за соблюдением требований AEO (таможенные лицензии) и надзор за проведением внутренних и внешних аудитов. Качество: Активное участие в проекте «Единый способ работы» для реализации общенационального подхода к работе. Планирование мощностей: анализ текущих объемов и ожиданий объемов в сочетании с кадровым обеспечением.

Клиенты и коммерция Удовлетворенность клиентов (NPS / CSAT/Customer Check-In): измерение уровня удовлетворенности клиентов услугами и контактами. Качество обслуживания: время обработки и процент ошибок в декларациях (≤ X% отклонений) (необязательно). Проактивное выявление: своевременное сообщение руководителю филиала о неожиданных объемах или отклонениях (своевременная эскалация). Цифровизация: доля автоматизированного ввода (IDP / интерфейсы) в команде (например, +Y% за квартал). (необязательно)

Команда и люди Управление эффективностью: процент достигнутых целей и/или KPI как отдельных сотрудников, так и (под)команд. Стимулирование позитивной культуры, ориентированной на точность, ответственность и клиентоориентированность. Управление изменениями в соответствии с соглашением с руководителем филиала.

Управление изменениями (необязательно) Поддержка внедрения: своевременное и безошибочное внедрение новых систем/процедур в собственной команде. Обратная связь: ежеквартальный отчет с предложениями по улучшению и извлеченными уроками для руководителя филиала.

Профиль кандидата Образование и уровень мышления и работы Среднее профессиональное/высшее образование (HBO), опыт работы и мышления, образование в области таможенной логистики, бизнес-администрирования, (международной) торговли или управления цепочками поставок.

Подтвержденный опыт: Минимум 2 года опыта работы в координирующей роли с ответственностью в области таможенной логистики, таможни или цепочек поставок. Подтвержденный успех в обеспечении и улучшении операционных процессов в структурированной рабочей среде.

Знания таможни и соответствия нормам: Глубокие знания таможенного законодательства, правил и требований соответствия. Способность контролировать аудиты и проверки, а также обеспечивать соблюдение процедур.

Улучшение: Ориентация на результат при внедрении новых процессов, систем и методов работы. Навыки создания поддержки, управления сопротивлением и обеспечения непрерывного совершенствования. (необязательно)

Владение языками: Хорошее владение нидерландским и английским языками в устной и письменной форме.

Личность и мотивация: Гибкость и стрессоустойчивость: вы можете быстро переключаться в динамичной (таможенной) среде. Практический подход: готовность углубляться в детали при необходимости и демонстрировать лидерство примером. Ориентация на качество: стремление работать безошибочно и соответствовать установленным стандартам