Исполнительный ассистент и менеджер по операциям
Мы являемся группой компаний, занимающейся инфраструктурой цифровых активов. Мы создаем технологии для институционального хранения данных и управляем регулируемыми организациями на Кипре (лицензия CySEC MiCA CASP), в Швейцарии (членство в VQF SRO), в Великобритании и ОАЭ. В настоящее время создается новая организация в Грузии.
Первая часть роли — исполнительная поддержка генерального директора: календарь, встречи, решения и последующие действия. Вторая часть — операционная поддержка всей группы, работа с операционным директором: поддержание порядка в документах компании, подготовка пакетов документов и KYB-пакетов, а также выполнение практических задач, которые необходимо выполнить, собрать или скоординировать.
Обязанности
Исполнительная поддержка
- Календарь и встречи. Управление календарем генерального директора: планирование, приоритеты, конфликты, поездки. Подготовка материалов перед встречами и обеспечение присутствия нужных людей и документов.
- Решения и последующие действия. Фиксация решений, поручений и сроков встреч. Отслеживание выполнения поручений владельцами и предоставление отчетов генеральному директору. Ничто из согласованного на встрече не будет упущено.
- Личные вопросы. Решение личных административных вопросов генерального директора в согласованных рамках: записи, документы, поездки, платежи.
Операционная поддержка
- Порядок в документах компании. Поддержание актуального набора документов для каждого юридического лица: свидетельства, учредительные документы, лицензии, организационная структура, реестры директоров, акционеров и конечных бенефициарных владельцев, списки счетов и лиц, имеющих право подписи. Поддержание структуры папок и правил именования, а также обеспечение легкого доступа к последней версии.
- KYB-пакеты и анкеты. Поддержание готового KYB-пакета для каждого юридического лица и своевременное реагирование на запросы банков, EMI, бирж и партнеров. Заполнение анкет KYC, KYB и KYT от контрагентов.
- Сроки. Ведение календаря документов и договоров с истекающим сроком действия и своевременное уведомление о них, чтобы ничего не просрочилось. Заказ новых свидетельств, апостилей и переводов по мере необходимости.
- Задачи и координация. Выполнение практических задач от генерального директора и операционного директора: подготовка пакета документов, сбор подписей, поиск информации, координация между командами и поставщиками, отслеживание выполнения до конца.
- Подготовка черновиков. Первые черновики писем, служебных записок и ответов контрагентам по согласованным шаблонам.
- Еженедельный отчет. Краткий еженедельный отчет генеральному директору и операционному директору: открытые вопросы, предстоящие сроки, истекающие документы, проблемы.
Требования
- Опыт работы исполнительным ассистентом или менеджером по операциям от 3 лет, желательно в группе компаний или в регулируемой финансовой компании.
- Опыт работы с документами компаний и KYB-пакетами для банков и EMI. Опыт работы на Кипре является значительным преимуществом.
- Высокая организованность и самостоятельность: календари, реестры и списки отслеживания — это ваш обычный стиль работы.
- Хороший письменный английский язык: вы можете составить письмо или служебную записку, требующую минимальной коррекции.
- Способность продвигать задачи через людей, которые вам не подчиняются, включая старших сотрудников.
- Абсолютная конфиденциальность: вы будете иметь доступ к календарю генерального директора, личным делам и конфиденциальным данным компании.
- Уверенное владение трекерами задач (ClickUp или аналогичными) и системами общих документов.
- Свободное владение английским и русским языками; знание греческого будет плюсом.
- Настоятельно рекомендуется: опыт работы в регулируемой среде (CySEC, MiCA или VQF); опыт онбординга в банке или EMI со стороны клиента.
Преимущества
- Конкурентоспособная заработная плата;
- Ежегодная премия по результатам работы;
- Доступ к нашим офисам в Лимассоле, включая ежедневные напитки и закуски, а также парковку;
- Рабочий день с 9:00 до 18:00, в пятницу сокращенный день до 16:30;
- 24 рабочих дня оплачиваемого ежегодного отпуска в дополнение к установленным государственным и банковским праздникам на Кипре;
- 14 рабочих дней оплачиваемого больничного в календарный год;
- Спонсорство рабочей визы и полная поддержка по всем связанным вопросам;
- Возможность участвовать в корпоративных спортивных мероприятиях и получать корпоративные подарки.
