Club Administrator

Администратор клуба

Какова цель этой работы?

Ответственность за финансовое и командное администрирование и процедуры клуба при поддержке руководства клуба по мере необходимости.

Ежедневно:

• Ежедневная сверка банковских операций и расследование любых расхождений.

• Управление записями команды в Fourth (болезнь, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком, испытательный срок, отпуск и т. д.) и запись всех связанных документов в систему управления документами, выступая в качестве контролера, чтобы гарантировать, что руководители отделов следуют правильным процедурам в отношении команды.

Еженедельно:

• Выступать в качестве контролера, чтобы гарантировать, что руководители отделов соблюдали политику учета рабочего времени и посещаемости в соответствии с рабочими процессами DL Clubs, добавляя любые выплаты на дни рождения команды и еженедельно подавая расписания в соответствии с графиком расчета заработной платы.

• Еженедельная сверка банковских операций через Banking Solutions и предоставление отчетов GM.

• Выступать в качестве контролера и окончательной проверки того, что руководители отделов завершили процессы получения средств, включая отслеживание расходов.

• Выполнение всех соответствующих действий по еженедельным и ежемесячным операционным обновлениям.

• Подготовка заметок для совещания руководителей отделов, чтобы соответствующая информация могла быть передана руководителям и менеджерам (индукция новых сотрудников GM, даты испытательного срока, дни рождения, обратная связь по еженедельным банковским операциям).

• Обеспечение точного и своевременного создания и предоставления контрактов или изменений условий для всей команды клуба (за исключением GM и Администратора клуба).

• Обработка и настройка новых сотрудников команды в Club Central в соответствии с аудитом и политикой новых льгот, обеспечение полноты всей соответствующей документации и ее загрузки в Club Central.

• Обеспечение того, чтобы все новые сотрудники могли использовать доступные им «HR-инструменты» для сотрудников, включая Kitbag, самостоятельное обслуживание системы HR и расчета заработной платы, Wagestream и Learning Locker.

Ежемесячно:

• Выступление в качестве контролера, обеспечивающего соблюдение руководителями отделов политики учета рабочего времени и посещаемости в соответствии с рабочими процессами DL Clubs.

• Участие в индивидуальной встрече с непосредственным руководителем.

• Контракты – использование шаблона для выдачи новых контрактов всем новым сотрудникам и изменений условий для всей команды клуба (за исключением GM и Администратора клуба).

• Новый сотрудник – настройка новых сотрудников в HR-системе, проверка права на работу, запрос и сбор рекомендаций, проверка DBS, ввод личных данных и данных о занятости для расчета заработной платы. Организация индукции, униформы, формы IT, защиты прибыли, руководства по финансам, входа в компьютер, входа в кассу, настройки Club Central и настройки бэк-офиса.

• Испытательный срок – выступление в качестве контролера, чтобы непосредственный руководитель проводил совещания, обновлял статус испытательного срока в Fourth и отправлял письмо об испытательном сроке и брошюру о льготах при его прохождении.

• Выступление в качестве контактного лица клуба по финансовым и кадровым вопросам с Club Support.

• Выполнение необходимых проверок PDQ.

• Проведение самоаудита и предоставление доказательств генеральному менеджеру в соответствии с руководством по финансовым операциям и аудиторской структурой (банковские операции, квитанции, Concur, ваучеры Love to Shop, проверка PCI, видеонаблюдение, использование карт).

• Заполнение счетов Tennis и Franchise.

• Управление логами NMP и обновление электронных таблиц, а также обработка членских карт, отмеченных в ежемесячном отчете (аудит бесплатных бартерных обменов).

• Выполнение любых задач, делегированных GM.

• Поддержка руководителей отделов и руководителей во всех HR-процедурах.

Должность администратора клуба является полной занятостью.

Требуется свободное владение английским языком.

Должность подчиняется генеральному менеджеру клуба.

Местоположение: Harbour Club - Милан