Administrator and Conceige

Title: Administrator and Conceige Location: Chon buri, Thailand / On-site

JLL empowers you to shape a brighter way . Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

เจ้าหน้าที่ธุรการ / เจ้าหน้าที่จัดการพัสดุ หน้าที่และความรับผิดชอบ

1. ให้บริการอำนวยความสะดวกท่านเจ้าของร่วมและผู้พักอาศัย รับลงทะเบียนระบบสแกนใบหน้า
2. ตอบข้อความไลน์ / What’s app / เมล์ ให้กับเจ้าของร่วม / ผู้เช่า
3. รับเรื่องร้องเรียน แจ้งซ่อม และติดตามสถานะงานซ่อมแซมให้กับเจ้าของร่วม / ผู้เช่า
4. จดบันทึก จัดคิว จัดทำใบงานและประสานงานแจ้งฝ่ายเกี่ยวข้องต่อไป
5. จัดทำสรุปรายงานประจำเดือนต่าง ๆ แต่ละรอบเดือนที่ผ่านมา เช่น สรุปรายงานแจ้งซ่อม / อุปกรณ์สำนักงาน
6. จัดทำเอกสารแบบฟอร์ม ป้ายประกาศต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารอาคาร
7. จัดทำเอกสารขออนุมัติงานต่างๆ จัดทำใบขอจัดซื้อ (PO/PR) สั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ
8. ปรับปรุงข้อมูลรายชื่อเจ้าของร่วม / ผู้เช่า /ผู้รับจ้างต่าง ๆ (Supplier List)
9. ส่งเมล์ / ไลน์ ใบแจ้งหนี้ต่างๆ แจ้งข้อมูลข่าวสารให้ท่านเจ้าของร่วมและผู้พักอาศัย
10. สนับสนุนฝ่ายบัญชีในการติดตามยอดค้างชำระค่าส่วนกลาง และค่าใช้จ่ายคงค้างต่างๆ
11. จัดทำเอกสารใบปลอดหนี้ / เงินสดย่อย / สต็อคคีย์การ์ด และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
12. ตรวจสอบและเบิก-จ่ายอุปกรณ์สำนักงานหรือวัสดุที่ใช้ในสำนักงานนิติบุคคล
13. จัดการพัสดุเพื่ออำนวยความสะดวกให้เจ้าของร่วมและผู้พักอาศัยภายในโครงการ
14. จัดทำเอกสารต่าง ๆ หรืองานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องที่ได้รับมอบหมายจากผู้จัดการและผู้บังคับบัญชาที่เกี่ยวข้อง

Administrator / Parcel Manage officer Job Descriptions;

1. Facilitate services to co-owners and residents, including registration face scan system
2. Respond to messages via LINE / WhatsApp / Email with co-owners / Tenants
3. Receive complaints, maintenance requests, and follow up on the repair status for co-owners/tenants.
4. Record information, arrange work schedules, prepare work orders, and coordinate with related departments.
5. Prepare monthly summary reports, such as maintenance request reports and office equipment usage reports.
6. Prepare official documents, forms, and announcement boards related to building management.
7. Prepare approval documents, purchase requisitions (PO/PR), and procure office supplies.
8. Update co-owner, tenant, and vendor/supplier information (Supplier List).
9. Send invoices and important announcements to co-owners and residents via email/LINE.
10. Support the accounting in following up on outstanding common area fees and other unpaid expenses.
11. Prepare debt fee documents, petty cash reports, keycard stock records, and other related documentation.
12. Check and manage the requisition and distribution of office supplies and materials used in the juristic office.
13. Manage parcels to facilitate co-owners and residents inside the project.
14. Prepare various documents and perform other tasks as assigned by the Building Manager and supervisors.

Location: On-site – Chon buri, Thailand