We use cookies to run the site and count visits. "Got it" also allows session recording.
Unlimit
Limassol, Cyprus4 months ago
Grade
Senior
Work format
Onsite
Employment
Full-time
English level
B2, upper-intermediate
An email or a Telegram message to the recruiter
Unlimit is looking for a strong Global Facility Manager who will be responsible for the daily operations of the office in Cyprus and participate in coordinating office and administrative processes in other company locations.
We need not just office support, but a hands-on person who can independently manage the office, contractors, budgets, procurement, and administrative processes.
— Organization of daily office operations; — Control over catering, cleaning, consumables, and maintenance; — Ensuring readiness of workspaces and a comfortable office environment; — Access control, basic security, and quality of office services; — Resolution of daily office-related issues
Coordination of Facilities / Administration Processes: — Interaction with office / admin teams in other locations; — Assistance in establishing unified standards, procedures, and best practices; — Tracking office-related tasks through a ticketing process; — Coordination of travel / admin topics with responsible employees; — Participation in office projects, opening new offices, and relocations
Working with Contractors and Landlords: — Interaction with landlords; — Negotiations on rent, renewals, and terms changes; — Working with contractors: cleaning, maintenance, catering, utilities, and other office services; — Control of SLAs, service quality, and contractual terms; — Seeking more favorable terms and cost optimization
Budget and Cost Control: — Control of office / facilities / administration budgets; — Tracking actuals vs budget; — Working with invoices, approvals, and expense justifications; — Maintaining spending discipline; — Cost-saving initiatives; — Reporting for Finance and management
Procurement and Administrative Support: — Procurement of furniture, equipment, office supplies, and consumables; — Comparing offers, negotiating with suppliers; — Control of payments, contracts, and deadlines; — Coordination of procurement for multiple locations as needed
Cross-Functional Interaction: — Working with IT on infrastructure, equipment, and access; — Partnership with HR on employee experience and onboarding-related topics; — Interaction with Finance on budgets, payments, and reporting; — Working with Legal on contracts, vendors, landlords, and virtual offices; — Support for management on office solutions and escalations
— Experience in an Office Manager / Senior Office Manager / Administration Manager role; — Experience in end-to-end management of office processes; — Mandatory experience with budget and cost control; — Experience working with vendors / contractors / landlords; — Strong negotiation and procurement skills; — Ability to control invoices, approvals, and expenses; — High level of organization, independence, and ownership; — Ability to manage multiple operational tasks simultaneously; — Good English and Russian language skills; — Willingness to work from the Limassol office 5/2
— Experience with Jira / ticketing systems; — Proficient in Excel / Google Sheets; — Experience in travel coordination / business trips; — Experience coordinating multiple offices or office/admin teams; — Experience in international companies; — Experience opening offices, relocations, or office expansion projects; — Experience in fintech / IT / international business environment
📍 Limassol, Cyprus | office | 5/2
📍 Лимасол, Кипр | офис | 5/2
Компания Unlimit ищет сильного Global Facility manager’а, который будет отвечать за ежедневную работу офиса на Кипре и участвовать в координации офисных и административных процессов по другим локациям компании.
Нам нужен не просто office support, а hands-on человек, который умеет самостоятельно держать офис, подрядчиков, бюджеты, закупки и административные процессы под контролем.
🚀 Чем предстоит заниматься:
-Операционное управление офисом на Кипре (~90 сотрудников): — организация ежедневной работы офиса; — контроль питания, клининга, расходных материалов и maintenance; — обеспечение готовности рабочих мест и комфортной офисной среды; — контроль доступа, базовой безопасности и качества офисных сервисов; — решение ежедневных office-related вопросов.
Координация facilities / administration процессов: — взаимодействие с office / admin командами в других локациях; — помощь в выстраивании единых стандартов, процедур и best practices; — отслеживание office-related задач через ticketing process; — координация travel / admin topics вместе с ответственными сотрудниками; — участие в офисных проектах, открытиях новых офисов и релокациях.
Работа с подрядчиками и арендодателями: — взаимодействие с landlords; — переговоры по аренде, продлениям и изменениям условий; — работа с подрядчиками: cleaning, maintenance, catering, utilities и другими office services; — контроль SLA, качества услуг и договорных условий; — поиск более выгодных условий и оптимизация расходов.
Бюджет и контроль затрат: — контроль office / facilities / administration budgets; — отслеживание actuals vs budget; — работа с invoices, approvals и обоснованием расходов; — поддержание spending discipline; — cost-saving initiatives; — отчётность для Finance и management.
Procurement и административная поддержка: — закупка мебели, оборудования, office supplies и consumables; — сравнение предложений, переговоры с поставщиками; — контроль платежей, договоров и сроков; — координация закупок по нескольким локациям при необходимости.
Кросс-функциональное взаимодействие: — работа с IT по инфраструктуре, оборудованию и доступам; — партнёрство с HR по employee experience и onboarding-related topics; — взаимодействие с Finance по бюджетам, платежам и отчётности; — работа с Legal по договорам, vendors, landlords и virtual offices; — поддержка management по офисным решениям и эскалациям.
🔎 Кого мы ищем:
— опыт на роли Office Manager / Senior Office Manager / Administration Manager; — опыт полного ведения офисных процессов end-to-end; — обязательный опыт работы с бюджетом и cost control; — опыт работы с vendors / contractors / landlords; — сильные навыки переговоров и закупок; — умение контролировать invoices, approvals и расходы; — высокая организованность, самостоятельность и ownership; — умение держать много операционных задач одновременно; — хороший английский и русский язык; — готовность работать из офиса в Лимасоле 5/2.
✨ Будет плюсом: — опыт работы с Jira / ticketing systems; — уверенный Excel / Google Sheets; — опыт travel coordination / business trips; — опыт координации нескольких офисов или office/admin команд; — опыт в международных компаниях; — опыт открытия офисов, релокаций или office expansion projects; — опыт в fintech / IT / international business environment.
We compare skills, grade, work format and salary
Most often 3,020 to 4,790
