Office Administrator

В Utilities One нас движут инновации, операционное превосходство и стремление к построению будущего критически важной инфраструктуры. Как надежный поставщик комплексных решений в секторах телекоммуникаций, энергетики, водоснабжения, возобновляемых источников энергии и центров обработки данных, мы предоставляем высококачественные услуги, которые объединяют и расширяют возможности сообществ. Помимо нашей основной деятельности, мы предлагаем специализированные консультационные услуги, которые помогают нашим клиентам уверенно и точно проектировать, оптимизировать и реализовывать сложные инфраструктурные проекты. Мы верим, что наша самая большая сила — это наши люди — команда преданных своему делу профессионалов, которые вносят свой опыт, сотрудничество и честность во все, что они делают. Присоединяйтесь к нам и станьте частью растущей организации, где ваш вклад имеет реальное значение.

Секретарь / Офис-администратор является первой точкой контакта для посетителей и звонящих, а также поддерживает повседневную работу офиса. Эта роль включает управление ресепшеном, обработку почты, координацию заказов на офисные принадлежности и обеды, а также оказание административной поддержки сотрудникам и руководству. Идеальный кандидат приветлив, организован, надежен и внимателен к деталям.

• Профессионально приветствует посетителей, клиентов и поставщиков; уведомляет соответствующего сотрудника об их прибытии и координирует встречи.

• Поддерживает порядок, организацию и гостеприимство в зоне ресепшена.

• Готовит и подает кофе, чай и угощения для посетителей и на встречах.

• Отвечает на телефонные звонки компании, переадресует звонки, принимает точные сообщения и оперативно их передает.

• Получает, сортирует и распределяет входящую почту и посылки.

• Сканирует входящую корреспонденцию и оперативно и точно отправляет ее по электронной почте соответствующим получателям.

• Подготавливает исходящую почту и посылки, создает почтовые и отгрузочные этикетки, координирует забор и доставку.

• Заказывает офисные принадлежности, контролирует запасы и пополняет их по мере необходимости.

• Координирует заказы на обеды и кейтеринг для встреч, сотрудников и офисных мероприятий.

• Поддерживает подготовку к встречам, включая расстановку мебели в помещении, печатные материалы и угощения.

• Печатает корпоративные чеки по указанию финансового отдела, следуя установленным процедурам утверждения и обработки.

• Оказывает общую административную поддержку, включая печать, копирование, сканирование, ведение дел и ввод данных.

• Помогает в решении повседневных офисных запросов и координирует работу с сотрудниками, поставщиками и поставщиками услуг.

• Конфиденциально обрабатывает корпоративные документы, корреспонденцию и финансовую информацию.

• Предпочтителен предыдущий опыт работы на ресепшене, офис-администратором, в сфере обслуживания клиентов или на аналогичной должности.

• Профессиональный, дружелюбный внешний вид и сильные навыки обслуживания клиентов.

• Отличные навыки письменного и устного общения.

• Отличные организационные навыки и внимание к деталям.

• Способность управлять множеством запросов, расставлять приоритеты задач и надежно доводить их до конца.

• Уверенное владение Microsoft Outlook, Word и Excel.

• Уверенное использование офисного оборудования, включая принтеры, сканеры и телефонные системы.

• Способность работать самостоятельно, следовать процедурам и проявлять тактичность.

• Готовность поддерживать различные офисные задачи и обеспечивать постоянное присутствие на рабочем месте.

• Желательно знание русского языка.

• Планы медицинского страхования (медицинское, стоматологическое, офтальмологическое);

• Страхование жизни (Whole Life Insurance);

• Пенсионный план 401k;

• Оплачиваемые отпуска/праздники (PTO/Paid Holidays);

• Отличная рабочая атмосфера;

• Возможности для карьерного роста.