Используем cookie для работы сайта и статистики. «Хорошо» разрешит ещё и запись сессий.
Penumbra, Inc.
Аламеда, Соединенные Штаты3 месяца назад
38 – 49 USD
в час
Грейд
Middle
Опыт работы
от 3 лет
Формат работы
Офис
Уровень английского
B2, выше среднего
Письмо на почту или сообщение рекрутеру в Telegram
В качестве координатора по ИТ-обеспечению вы будете отвечать за координацию и улучшение пользовательского опыта ИТ-сотрудников – как на местах (Onshore), так и удаленно (Offshore). Вы будете тесно сотрудничать с отделом кадров для поддержки процесса адаптации новых сотрудников в ИТ-отделе. Вы будете отвечать за поддержку и отслеживание общих внутренних расходов и прогнозов ИТ-отдела, а также будете связующим звеном между ИТ, Финансами и Отделом кадров для обеспечения точного информирования и управления прогнозируемым количеством сотрудников и расходами.
Тесно сотрудничайте с различными руководителями ИТ-отдела, чтобы оказывать помощь и руководство по их расходам и программе взаимодействия с поставщиками. Поддерживайте и координируйте обучение новых сотрудников ИТ-отдела. Поддерживайте процесс стратегического согласования с бизнес-подразделениями Penumbra. Поддерживайте мероприятия по улучшению общего пользовательского опыта, работая с различными ИТ-группами.
Вы также будете помогать в управлении и координации отношений между ключевыми стратегическими поставщиками и бизнес-партнерами ИТ-отдела, понимая весь спектр профессиональных услуг, предоставляемых поставщиками, и текущие услуги поддержки для каждой ИТ-группы.
Отвечаете за понимание типов услуг, предоставляемых ИТ-отделу Penumbra, надзор за результатами работы каждого поставщика, включая проекты, стоимость проектов, управление договорами (SOW), соглашения об уровне обслуживания (SLA), отчетность для руководства, и будете контактным лицом для VMO (Vendor Management Office) и поставщиков Penumbra IT.
Сотрудничайте с ключевыми заинтересованными сторонами в ИТ-отделе, чтобы обеспечить соответствие финансовым требованиям, требованиям к производительности, рискам и соблюдению нормативных требований в соответствии с требованиями Penumbra к качеству поставщиков, юридическим и финансовым требованиям.
Penumbra, Inc., со штаб-квартирой в Аламеде, Калифорния, является глобальной компанией в области здравоохранения, специализирующейся на инновационных методах лечения. Penumbra разрабатывает, производит и продает новые продукты и имеет широкий портфель, который решает сложные медицинские проблемы на рынках со значительной неудовлетворенной потребностью. Penumbra продает свою продукцию больницам и поставщикам медицинских услуг в основном через свою прямую организацию продаж в Соединенных Штатах, большей части Европы, Канаде и Австралии, а также через дистрибьюторов на избранных международных рынках. Логотип Penumbra является товарным знаком Penumbra, Inc.
• Сотрудничайте с отделом кадров для помощи в координации и улучшении процесса адаптации новых сотрудников ИТ-отдела; убедитесь, что новые сотрудники имеют всю необходимую информацию, активы, доступ, выделенное рабочее место в первый день их трудоустройства • Управляйте базовым обучением, необходимым для новых сотрудников ИТ-отдела – как общим, так и специфичным для их работы; знакомьте их с остальной командой, отправляйте приветственное письмо новым сотрудникам и остальной команде ИТ-отдела, сообщая о начале работы новых сотрудников • Организуйте приветственный обед с непосредственным руководителем и другими старшими членами команды • Оказывайте помощь в координации и управлении поставщиками для улучшения программы управления взаимоотношениями с поставщиками ИТ-отдела, масштабируемой для поддержки поставщиков / партнеров Penumbra IT, работающих с членами Penumbra IT над различными проектами или постоянной операционной поддержкой • Стройте эффективные отношения с поставщиками и работайте над пониманием соглашений об уровне обслуживания для проактивного управления производительностью поставщиков, чтобы обеспечить улучшение процессов, которое приведет к снижению затрат ИТ, повышению производительности и улучшению уровня обслуживания • Налаживайте партнерские отношения с поставщиками посредством общения и обмена информацией. Убедитесь, что поставщики остаются сосредоточенными на наших общих целях, планах и инвестициях для удовлетворения наших растущих потребностей • Обеспечивайте поддержание уровней обслуживания, соблюдение сроков, а также своевременность и точность формальной отчетности и выставления счетов • Сотрудничайте со старшими менеджерами по всему ИТ-отделу для поддержания бюджета и прогноза ИТ-отдела, а также для выявления возможностей экономии средств • Сотрудничайте со старшим руководством для помощи в переговорах по новым и ежегодным контрактам на программное и аппаратное обеспечение • Поддерживайте и планируйте обучение ИТ-сотрудников как часть адаптации новых членов ИТ-команды • Планируйте и управляйте ИТ-совещаниями, такими как: общие собрания (All Hands meetings), стратегические совещания и совещания по согласованию с другими организациями в рамках Penumbra • Отслеживайте и управляйте ростом численности персонала ИТ-отдела и наймом, работая с партнером из отдела кадров по ИТ • Поддерживайте ИТ-команду в мероприятиях, связанных с улучшением пользовательского опыта для различных категорий сотрудников, таких как производственные и непроизводственные сотрудники, офисные работники • Соблюдайте Систему менеджмента качества (СМК) Компании, а также отечественные и международные нормативные акты, стандарты и процедуры системы качества • Понимайте соответствующие принципы безопасности, конфиденциальности и соответствия требованиям, а также соблюдайте нормативные акты, стандарты и процедуры, применимые к Компании • Обеспечивайте соблюдение другими членами отдела СМК, нормативных актов, стандартов и процедур • Выполняйте другие рабочие обязанности по мере необходимости
• Степень бакалавра в области ИТ, финансов или смежной с бизнесом области с опытом работы от 3 лет, или эквивалентная комбинация образования и опыта • Опыт работы с практиками управления поставщиками • Опыт управления бюджетами и ресурсами • Человек, ориентированный на детали, с отличными аналитическими, финансовыми навыками, навыками управления поставщиками и коммуникативными навыками • Кандидат должен уметь эффективно работать с внешними поставщиками, внутренними юридическими и финансовыми отделами, командой по технологиям и бизнес-подразделениями • Отличные навыки письменного и устного общения • Способность мыслить и действовать в динамичной, быстро меняющейся среде с хорошими организационными навыками, включая определение приоритетов, планирование, тайм-менеджмент и соблюдение сроков • Комфортный уровень работы в условиях очень большого объема операций, быстрого темпа и сжатых сроков • Высокий уровень владения продуктами Microsoft Office, особенно Word, Excel и PowerPoint, для анализа закупок и поставщиков, а также для создания презентаций в Excel и/или PowerPoint для руководства • Отличные межличностные навыки и навыки решения проблем, навыки письменного и устного общения • Сильные навыки устного, письменного и межличностного общения • Высокая степень точности и внимания к деталям • Владение MS Word, Excel и PowerPoint • Отличные организационные навыки с возможностью расставлять приоритеты при одновременной работе над различными проектами
Квалификационные требования к должности - Желательные: • Опыт работы в сфере закупок, кредиторской задолженности, бухгалтерского учета или административной должности • Опыт работы в области ИТ и ИТ-закупок: оборудование, лицензии на программное обеспечение, контракты на поддержку и услуги • Опыт работы в сфере медицинского оборудования, фармацевтики, биотехнологий или других регулируемых отраслей
• Общая офисная среда • Готовность и способность работать на месте • Возможны деловые поездки в объеме от 0% до 5% • Требуется некоторая физическая нагрузка, перемещение грузов до 15 фунтов (около 7 кг) • Необходимо перемещаться между зданиями и этажами • Необходимо сохранять неподвижность и пользоваться компьютером или другим стандартным офисным оборудованием, таким как принтер или копировальный аппарат, в течение значительной части дня • Необходимо уметь читать, составлять электронные письма и создавать документы и электронные таблицы • Необходимо перемещаться по офису и получать доступ к картотекам или расходным материалам по мере необходимости • Необходимо ежедневно общаться и обмениваться точной информацией с сотрудниками всех уровней
Базовая почасовая оплата: $38.00 – $49.00 Индивидуальная компенсация будет варьироваться в зависимости от таких факторов, как квалификация, уровень навыков, компетенции, местоположение и график работы, и будет увеличиваться со временем при условии соответствия ожиданиям по производительности и потребностям бизнеса.
• Совместная командная работа, где обучение постоянно, а производительность вознаграждается • Возможность стать частью команды, которая революционизирует лечение некоторых из самых разрушительных заболеваний в мире • Щедрый пакет льгот для соответствующих требованиям сотрудников, включающий медицинское, стоматологическое, офтальмологическое страхование, страхование жизни, страхование от несчастных случаев и смерти, краткосрочную и долгосрочную инвалидность, план 401(k) с соответствием со стороны работодателя, оплачиваемый отпуск по уходу за ребенком, одиннадцать оплачиваемых государственных праздников в году, минимум пятнадцать дней накопленного отпуска в год, который увеличивается с выслугой лет, и оплачиваемый больничный в соответствии с применимым законодательством(ми)
As an IT Enablement Coordinator, you will be responsible for coordinating and enhancing the user experience for IT employees – Onshore & Offshore. You will work closely with HR to supporting the IT new hire onboarding experience. You will be responsible for supporting and tracking overall IT internal spend and forecast, and will be the liaison between IT, Finance, and HR to ensure the accurate headcount and spend forecast is communicated and managed.
Work closely with various IT leaders to provide help and guidance on their spending and vendor engagement program. Support and coordinate IT new employee trainings. Support strategic alignment process with Penumbra business teams. Support activities to improve overall user experience working with various IT groups.
You will also be assisting in managing and coordinating the relationship between key strategic vendors and IT business partners, understanding the complete breadth of professional services provided by vendors and current support services for each IT group.
Responsible for understanding the types of services being provided to Penumbra IT, oversee work product of each vendor account, including projects, project cost, SOW management, SLAs, executive reporting and serve as point person for Penumbra IT VMO and Vendors.
Partners with key stakeholders across the IT Org to ensure that financial, performance, risk and compliance requirements are being met as per Penumbra Supplier Quality, Legal, Finance requirements.
Specific Duties and Responsibilities • Partner with HR to assist in the coordination and enhancement of the IT new hire onboarding process; making sure new hires have all the required information, assets, access, cube allocated when they are onsite 1st day of their employment start. • Manage basic training required for IT new hires - generic as well as specific to their job; introducing them to the rest of the team, send out a welcome email to new hires and rest of the IT team communicating the start of new employees. • Organize a welcome lunch with the reporting manager and other senior members of the team. • Assist in the coordination and vendor management to enhance the IT vendor relationship management program scalable to support Penumbra IT vendors / Partners working with Penumbra IT members on various projects or on-going operational support. • Build effective relationships with suppliers/vendors and work to understand the service level agreements to manage supplier performance proactively to ensure to drive process improvements that will result in IT cost reduction, productivity, and service level enhancements. • Establish vendor alliances through communication and information sharing. Ensure vendors remain focused on our mutual goals, plans, and investments to meet our growing needs. • Ensure service levels are maintained, schedules are met, and formal reporting and invoicing are timely and accurate. • Partner with the senior managers across IT to maintain the IT budget, forecast and identify opportunities for cost savings. • Partner with senior management to assist in the negotiation of new and yearly software and hardware contracts. • Support and plan IT employee trainings as part of the onboarding of new IT team members. • Plan and manage IT meetings like – All Hands meetings, Strategy & Planning, Alignment meetings with other organizations within Penumbra. • Track and manage IT headcount growth and hiring working with HR partner for IT. • Support IT team in activities related to improving user experience for different employee profiles like manufacturing and non-manufacturing, office employees. • Adhere to the Company’s Quality Management System (QMS) as well as domestic and global quality system regulations, standards, and procedures. • Understand relevant security, privacy and compliance principles and adhere to the regulations, standards, and procedures that are applicable to the Company. • Ensure other members of the department follow the QMS, regulations, standards, and procedures. • Perform other work-related duties as assigned.
Position Qualifications - Required • Bachelor's degree in IT, Finance, or Business related degree with 3+ years of experience, or equivalent combination of education and experience • Experience with vendor management practices. • Some experience in managing budgets and resources • A detail-oriented individual with excellent analytical, financial, vendor management and communication skills. • Candidate must be able to work effectively with outside vendors, internal legal and finance teams, technology team and lines of business. • Excellent written and verbal communication skills. • Ability to think and react in a high-energy, fast-paced environment with good organizational skills including prioritizing, scheduling, time management, and meeting deadlines. • Comfort level with a very high volume, fast-paced operation in a time-sensitive environment. • High level of proficiency with Microsoft Office products, particularly Word, Excel, and PowerPoint for providing purchase and vendor analyses, Excel and/or PowerPoint presentations for management • Excellent interpersonal & problem-solving skills, written and verbal communication skills. • Strong oral, written, and interpersonal communication skills • High degree of accuracy and attention to detail • Proficiency with MS Word, Excel, and PowerPoint • Excellent organizational skills with ability to prioritize assignments while handling various projects simultaneously
Position Qualifications - Preferred • Experience in purchasing, accounts payable, accounting-related, or administrative position desired • Experience in IT and IT procurement: equipment, software licenses, and support contracts, and services desired • Medical device, pharmaceutical, biotech, or other regulated industry experience desired
Working Conditions • General office environment • Willingness and ability to work on site. • May have business travel from 0% - 5% • Requires some lifting and moving of up to 15 pounds • Must be able to move between buildings and floors. • Must be able to remain stationary and use a computer or other standard office equipment, such as a printer or copy machine, for an extensive period of time each day. • Must be able to read, prepare emails, and produce documents and spreadsheets. • Must be able to move within the office and access file cabinets or supplies, as needed. • Must be able to communicate and exchange accurate information with employees at all levels on a daily basis.
Base Pay Range Per Hour: $38.00 – 49.00 Individual compensation will vary based on factors such as qualifications, skill level, competencies, work location and shift, and will increase over time based on meeting performance and business needs.
What We Offer • A collaborative teamwork environment where learning is constant, and performance is rewarded. • The opportunity to be part of the team that is revolutionizing the treatment of some of the world's most devastating diseases. • A generous benefits package for eligible employees that includes medical, dental, vision, life, AD&D, short and long-term disability insurance, 401(k) with employer match, paid parental leave, eleven paid company holidays per year, a minimum of fifteen days of accrued vacation per year, which increases with tenure, and paid sick time in compliance with applicable law(s).
Penumbra, Inc., headquartered in Alameda, California, is a global healthcare company focused on innovative therapies. Penumbra designs, develops, manufactures, and markets novel products and has a broad portfolio that addresses challenging medical conditions in markets with significant unmet need. Penumbra sells its products to hospitals and healthcare providers primarily through its direct sales organization in the United States, most of Europe, Canada, and Australia, and through distributors in select international markets. The Penumbra logo is a trademark of Penumbra, Inc.
Qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, sexual orientation, gender identity, age, disability, military or veteran status, or any other characteristic protected by federal, state, or local laws.
If you reside in the State of California, please also refer to Penumbra's Privacy Notice for California Residents.
For additional information on Penumbra’s commitment to being an equal opportunity employer, please see Penumbra's AAP Policy Statement.
Сравним навыки, грейд, формат работы и зарплату
Чаще всего от 79 400 до 106 000
