Должность: Администратор офиса и ассистент руководителя
Местоположение: Люксембург / onsite
О Paytm Europe
Мерчанты заслуживают лучшего от своего платежного провайдера: более справедливые цены, быстрое урегулирование, более простые инструменты и поддержку от партнера, который понимает их бизнес. Paytm Europe Payments S.A. — это платежное учреждение в Люксембурге, уполномоченное CSSF, при поддержке One97 Communications Limited, одной из крупнейших финтех-групп Индии, с амбицией трансформировать то, как малые и средние предприятия по всей Европе принимают и управляют платежами. После запуска в Люксембурге бизнес будет расширяться на другие крупные европейские рынки. Мы строим команду и организацию с нуля, создавая возможности для людей, которые хотят взять на себя ответственность и помочь сформировать наш способ работы.
Цель должности
Мы ищем высокоорганизованного, проактивного Администратора офиса и ассистента руководителя, который поможет обеспечить бесперебойную работу Paytm Europe по мере нашего роста. Это обширная, практическая роль, сочетающая в себе поддержку руководителя компании (CEO) с общим управлением офисом, администрированием закупок, координацией встреч и повседневной поддержкой более широкой команды. Вы будете тем, кто видит, что нужно сделать, и делает это.
Основные обязанности
Поддержка руководителя и команды
- Обеспечение повседневной административной поддержки и личного ассистирования CEO.
- Координация встреч, назначений, поездок и связанных с ними мероприятий.
- Поддержка в подготовке и организации встреч, документов и последующих действий.
- Оказание административной помощи руководящей команде по мере необходимости.
Административное управление офисом
- Обеспечение бесперебойной повседневной работы офиса в Люксембурге.
- Координация работы с поставщиками офисных услуг, оборудованием, объектами, доставкой и другими службами.
- Ведение соответствующей отчетности, документов и административных файлов.
- Выполнение роли практичной первой точки контакта по повседневным офисным вопросам.
Закупки и снабжение
- Поддержка администрирования закупок и снабжения по всему бизнесу.
- Получение коммерческих предложений, координация с поставщиками и заполнение шаблонов закупок и сопроводительной документации.
- Отслеживание запросов на закупку, одобрений, заказов, счетов и контрактов.
- Обеспечение соблюдения процессов закупок и требований к одобрению.
Финансовая и административная поддержка
- Координация счетов, расходов и сопроводительной документации с финансовым отделом.
- Помощь в приеме новых сотрудников, обеспечении оборудованием и рабочим местом.
- Ведение простых трекеров и помощь в своевременном выполнении административных задач.
Организация и координация
- Помощь в организации внутренних и внешних встреч, корпоративных мероприятий и приема посетителей.
- Координация работы внутри Paytm Europe и с коллегами из более широкой организации Paytm.
- Выявление административных проблем и принятие ответственности за их решение.
Идеальный кандидат
Вы можете в настоящее время работать администратором офиса, ассистентом руководителя, личным ассистентом, командным ассистентом или выполнять аналогичные координационные функции. Опыт работы в сфере финансовых услуг или финтеха полезен, но менее важен, чем высокая организованность, надежность и уверенность в принятии ответственности в быстро меняющейся среде.
Обязательный опыт
- Опыт работы в сфере административного управления офисом, поддержки руководителя или аналогичной должности.
- Отличные организаторские способности и внимание к деталям.
- Отличные навыки письменного и устного общения.
- Умение управлять множеством приоритетов и сроков.
- Уверенное владение Microsoft Office и современными цифровыми инструментами для повышения производительности.
- Свободное владение английским языком; французский язык очень желателен.
Высокожелательно
- Опыт поддержки старших руководителей.
- Опыт работы в сфере закупок, снабжения или администрирования счетов.
- Опыт работы в регулируемой среде финансовых услуг или технологической среде.
- Знание дополнительных европейских языков.
Личные качества
Проактивность, организованность, тактичность и надежность, с сильной ориентацией на сервис и готовностью брать на себя ответственность. Умение переключаться между поддержкой старших руководителей и решением практических деталей, обеспечивающих эффективную работу растущего бизнеса.
Критерии успеха (Первые 12 месяцев)
- Обеспечение бесперебойной и надежной административной работы офиса.
- Обеспечение эффективной повседневной поддержки CEO и руководящей команды.
- Обеспечение точности и своевременности выполнения запросов на закупку и сопроводительной документации.
- Построение эффективных отношений с ключевыми поставщиками и внутренними командами.
- Создание простых, эффективных административных процессов по мере роста организации.
- Стать человеком, на которого команда может положиться в вопросах организации и выполнения задач.
Почему эта роль важна
Мы строим Paytm Europe с нуля. По мере роста команды сильное административное управление и организация будут необходимы для поддержания нашей скорости, эффективности и сосредоточенности. Эта роль станет практической опорой нашего офиса в Люксембурге, поддерживая CEO и команду в целом и помогая создать организацию, которая хорошо работает с первого дня.
