Эта роль поддерживает повседневную деятельность финансового отдела, предоставляя точную и своевременную административную поддержку по счетам поставщиков, счетам клиентов, выставлению счетов, сверкам и другим стандартным финансовым процессам. Работая под руководством старших коллег, финансовый администратор будет помогать вести точный учет, отвечать на повседневные запросы и обеспечивать высокий уровень обслуживания отдела и всего международного партнерства Bedell Cristin.
Ваши основные обязанности и ответственность будут включать, но не ограничиваясь:
- Точное и своевременное отражение поступлений денежных средств, проверку информации о плательщике и эскалацию любых запросов, связанных с противодействием отмыванию денег, до применения средств.
- Содействие в подготовке и завершении банковских сверок в системе управления практикой (Aderant), расследование простых расхождений и эскалацию нерешенных вопросов.
- Мониторинг и реагирование на стандартные задачи и запросы, поступающие через службу поддержки отдела финансов, передача более сложных вопросов старшим коллегам.
- Точная обработка счетов поставщиков и расходов сотрудников, а также поддержка подготовки запланированных платежей BACS и утвержденных разовых платежей.
- Ввод электронных платежей в банковских платформах для проверки и авторизации одобренными подписантами.
- Содействие в подготовке счетов и ответы на стандартные запросы по выставлению счетов от рабочих групп.
- Отражение и ведение точных записей в системе управления практикой.
- Запуск стандартных отчетов по незавершенному производству (WIP) и дебиторской задолженности и предоставление стандартных разбивок по рабочим областям по запросу.
- Отражение операций по корпоративным кредитным картам и их сверка с выписками и квитанциями, отслеживание отсутствующей информации.
- Содействие отделу недвижимости в еженедельных вопросах, связанных с сделками с недвижимостью.
- Содействие в администрировании клиентских счетов в соответствии с требованиями Jersey Law Society и политикой группы, оперативное эскалирование проблем.
- Следование документированным финансовым процедурам и предложение практических улучшений, где это уместно.
- Обеспечение покрытия отсутствующих сотрудников при выполнении стандартных задач, выполняемых другими членами финансового отдела, после соответствующего обучения.
- Поддержка инициатив отдела и всей фирмы посредством разовых административных и проектных работ.
- Последовательное обеспечение высокого уровня обслуживания внутренних и внешних клиентов.
Технические знания
- Базовое понимание принципов бухгалтерского учета и интерес к развитию финансовых знаний.
- Уверенное владение MS Office (особенно Excel, Word и Outlook).
- Предыдущий опыт работы с Aderant является преимуществом, но не обязателен.
Навыки и опыт
- Желателен предыдущий опыт работы в области администрирования или финансов.
- Позитивный, организованный и адаптивный подход к работе, готовность учиться.
- Ценит командную работу и активно способствует созданию поддерживающей рабочей среды.
- Сохраняет организованность в периоды высокой загрузки (например, в конце месяца) и сотрудничает с командой для соблюдения сроков.
- Хорошие навыки тайм-менеджмента, способность организовывать стандартные задачи, соблюдать приоритеты и оперативно сообщать о проблемах с загрузкой.
- Хорошее внимание к деталям и приверженность точному вводу данных и ведению учета.
- Четкие и профессиональные навыки устного и письменного общения.
- Строит доверие, будучи надежным, точным и ориентированным на решение проблем, приветствуя руководство, обратную связь и возможности для развития от старших коллег.
- Соблюдать все соответствующие политики, процедуры и правила, в том числе касающиеся противодействия отмыванию денег и финансированию терроризма.
- Демонстрировать приверженность непрерывному обучению и профессиональному развитию.
- Действовать в соответствии с ценностями и основными принципами поведения фирмы.
- Проявлять гибкость, когда это разумно требуется для поддержки приоритетов команды и срочных транзакционных потребностей.
