Исполнительный и персональный ассистент
Компания: AutoBidMaster
Местоположение: Майами, Флорида, США
AutoBidMaster ищет Исполнительного/Персонального ассистента для оказания административной поддержки генеральному директору. Эта роль сочетает обязанности исполнительного уровня с функциями персонального ассистента, обеспечивая бесперебойную работу профессионального и личного расписания генерального директора. Идеальный кандидат преуспевает в совместной работе, точно управляет множеством приоритетов и подходит к каждой задаче — большой или маленькой — с самоотдачей и тактом.
Кандидаты должны обладать исключительными коммуникативными навыками, приверженностью высокой точности и вниманием к деталям. Идеальный член команды сможет хорошо работать самостоятельно, но также будет достаточно гибким, чтобы время от времени следовать указаниям.
ОБЯЗАННОСТИ ВКЛЮЧАЮТ, НО НЕ ОГРАНИЧИВАЮТСЯ:
- Управление личным/профессиональным календарем генерального директора, определение приоритетов встреч и координация конкурирующих требований.
- Планирование и проведение корпоративных конференц-звонков, виртуальных встреч и личных встреч по мере необходимости.
- Организация и координация корпоративных/личных мероприятий и мероприятий по тимбилдингу.
- Составление планов поездок, включая авиабилеты, отели, аренду автомобилей, визы и трансферы из аэропорта.
- Управление документацией; подготовка любой другой необходимой корреспонденции и протоколов совещаний с пунктами действий (например, Teams, SharePoint и т. д.).
- Разработка электронных таблиц, отчетов и визуальных презентаций данных.
- Выполнение роли «привратника» генерального директора — обработка звонков, координация запросов на встречи и посещение встреч по мере необходимости.
- Оказание исполнительной поддержки другим руководителям по указанию генерального директора.
- Прием и управление входящей корреспонденцией или служебными записками, включая почту, от имени генерального директора и его организаций. Это включает рассмотрение содержания, оценку его важности и обобщение или распространение применимой информации.
- Ведение систем учета персонала и обновление регистраций, лицензий и других записей по мере необходимости.
- Помощь с личными задачами и поручениями для обеспечения бесперебойной повседневной жизни.
- Выполнение проектов и поручений в соответствии с деловыми и личными потребностями.
- Предоставление текущих обновлений по проектам, помощь в повседневной деятельности и оперативное решение специальных запросов.
НАВЫКИ И КВАЛИФИКАЦИЯ:
- Способность одновременно вести несколько проектов в установленные сроки.
- Работа как самостоятельно, так и в команде.
- Способность профессионально работать с поставщиками.
- Сильная трудовая этика, надежность, пунктуальность, практичность, эффективность и честность.
- Высокая организованность, скрупулезность, внимание к деталям.
- Отличные коммуникативные навыки, высокая оперативность, быстрая отправка текстовых сообщений и набор текста на компьютере.
- Продвинутое владение пакетом Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) и свободное владение Microsoft Teams.
- Способность справляться с сжатыми сроками и внезапными изменениями, быстро адаптироваться, сохраняя гибкость, и решать проблемы, не теряя внимания к деталям.
- Демонстрируемая способность предвидеть потребности, мыслить критически и предлагать упреждающие решения.
- Способность хранить конфиденциальную информацию как в сейфе и быть предельно тактичным.
- Отличное владение английским языком, как письменным, так и устным. Двуязычие — плюс.
- Намерение оставаться на этой должности долгосрочно.
ТРЕБОВАНИЯ:
- Степень бакалавра
- Минимум 5 лет соответствующего опыта.
- Готовность работать иногда по ночам и выходным, по мере необходимости.
ЛЬГОТЫ:
Групповые планы медицинского страхования / Оплачиваемые праздники / Оплачиваемый отпуск / Бонусная программа / 401k / Динамичная и поддерживающая корпоративная культура!
