Исполнительный ассистент - Удаленно
О этой роли
Наш генеральный директор быстро перемещается между Тбилиси, Парижем и Сан-Франциско и открывает больше задач в день, чем большинство людей закрывают за неделю. Наш вице-президент по операциям руководит финансами, юридическими вопросами, соблюдением требований и всем остальным, что происходит в фоновом режиме. Между ними — постоянный поток обязательств, встреч, документов, поставщиков и последующих действий, и ваша задача — убедиться, что ничего не упущено.
Это практическая операционная работа. Доступ, который она предоставляет — вы будете ближе к тому, как на самом деле управляется компания, чем почти кто-либо другой — но работа заключается в выполнении задач. Вы будете бронировать поездки, оформлять визовые документы, добиваться выполнения обязательств от поставщика, подтверждать реальность встречи перед тем, как она попадет в его расписание, и предоставлять нам честный статус до того, как мы его запросим. Маленькая компания, поэтому спектр задач широк: один день — это расписание собеседований по четырем часовым поясам, следующий — курьерская доставка в пять стран, следующий — пакет иммиграционных документов.
Слово о том, как мы работаем. Наш генеральный директор уже многое автоматизирует, но нам нужен человек, который будет отвечать за конечный результат: обеспечить выполнение внешних обязательств, выяснить, что на самом деле истинно сегодня, или закрыть цикл с человеком на другом конце. Это та часть, которая будет вашей.
Вы будете подчиняться вице-президенту по операциям, который определяет ваши приоритеты, а запросы генерального директора имеют наивысший приоритет в рамках этих задач.
Обязанности
- Отвечать за календарь и почту генерального директора. Беречь его время, готовить его к предстоящим событиям и убеждаться, что каждая внешняя встреча подтверждена, проверена и реальна перед тем, как попасть в его расписание.
- Информировать его до того, как он спросит. Завтрашняя встреча с представителями СМИ получает сегодня краткую справку: с кем он встречается, чего они хотят, три вопроса, которые они зададут, и факты, которые ему могут понадобиться.
- Предоставлять отчеты о статусе, которые содержат ответы, а не вопросы. Вы предугадываете последующие действия и отвечаете на них в первом сообщении, так что никому не придется возвращаться к вам за полной картиной.
- Полностью вести вопросы иммиграции и поездок. Запись на визовые приемы, пакеты документов, апостили, координация с юристами, перелеты, отели, наземный транспорт. Вы отслеживаете текущий статус по каждому пункту и заранее сообщаете о препятствиях, в том числе когда препятствием являемся мы.
- Выполнять разовые поручения. В каждой компании есть поток задач, которые начинаются с генерального директора или вице-президента по операциям и просто требуют, чтобы кто-то довел их до конца: доставка, поставщик, документ, покупка, подпись. Вы берете их, перемещаете, отслеживаете и сообщаете нам, каков их статус и когда они застопорились.
- Находить работу до того, как она будет назначена. Вы читаете сообщения в Slack компании, замечаете, что вот-вот застопорится или что вот-вот отвлечет кого-то от его основной работы, и берете это на себя, чтобы им не пришлось.
- Писать от его имени по запросу. Личные сообщения кандидатам, сообщения в X, ответы СМИ, представления. Коротко, лаконично, безошибочно в его стиле, и никто не останется без ответа.
- Обеспечивать продвижение найма. Координировать расписание по часовым поясам, работать с агентствами и кандидатами, преобразовывать отзывы о собеседованиях в нечто, с чем рекрутер может реально работать, и поддерживать ATS в актуальном состоянии.
- Закрывать задачи с оповещением. Когда задача выполнена, она закрывается в той ветке обсуждения, где она была поставлена, чтобы человек, который ее поставил, никогда не проверял.
Что мы ищем
- 3–5+ лет опыта работы в качестве исполнительного ассистента (EA), персонального ассистента (PA) или операционного координатора для основателя или руководителя уровня C в небольшой, быстро развивающейся компании, где вы были единственным человеком, выполняющим эту работу.
- Вы точны под давлением. Когда вы сообщаете нам, каков статус чего-либо, это потому, что вы знаете, и мы можем действовать, не проверяя вас.
- Исключительный письменный английский язык и способность писать от чужого имени. Вы будете составлять тексты от имени генерального директора. Это должно звучать как он, а не как шаблон или модель.
- Вы управляете своей очередью задач вслух. Когда задач становится слишком много, вы приходите со списком, вашими тремя основными задачами и рекомендацией.
- Вы видите, что грядет. Последующий вопрос, то, что вот-вот сорвется, человек, который вот-вот столкнется с препятствием. Вы опережаете это.
- Комфортно работать до вечера по CET; вы будете составлять расписание для Тбилиси, Парижа и Сан-Франциско.
- Дискретны и осторожны с конфиденциальными материалами.
- Свободно владеете Google Workspace, Slack, Notion и Zoom, и уже используете инструменты ИИ в своей повседневной работе.
Желательно
- У вас есть опыт ведения иммиграционных документов для бизнеса — O-1, рабочие визы, Шенген, консульские приемы — и вы знаете, что такое апостиль, не глядя.
- Вы координировали найм от начала до конца: составление расписания, работу с агентствами, поддержание актуальности ATS.
- Вы были первым сотрудником отдела операций где-либо и привносили организацию и процессы в новые проекты.
- Вы поддерживали кого-то, кто работает в нескольких часовых поясах.
Почему стоит присоединиться к нам?
- Гибкий график работы и щедрая политика отпусков.
- Прямое влияние на миллионы пользователей по всему миру в течение нескольких месяцев.
- Развитие границ прикладного ИИ в потребительском секторе.
- Полностью удаленная работа.
