Детали

Грейд

Lead

Опыт работы

от 4 лет

Формат работы

Удалённо

Уровень английского

B2, выше среднего

Сопроводительное письмо к вакансии

Письмо на почту или сообщение рекрутеру в Telegram

О вакансии

SOFTSWISS ищет HR Administration Team Lead в нашу динамичную HR-команду. На этой должности вы будете руководить повседневной работой команды и курировать кадровые операции, связанные с сервисными соглашениями, EOR-контрактами и трудовыми договорами в нескольких странах. Вы будете способствовать обеспечению точности, своевременности и надлежащей документации процессов, одновременно выявляя возможности для повышения их эффективности и надежности.

Вы будете тесно сотрудничать с Финансовым отделом, сотрудниками, подрядчиками, менеджерами и внешними поставщиками услуг для обеспечения единообразного опыта и решения сложных вопросов, связанных с трудоустройством.

Цель должности

Вы обеспечите надежное и эффективное кадровое администрирование в нескольких странах и для различных типов контрактов. Руководя командой, координируя регулярные кадровые процессы и поддерживая прочные отношения с внутренними заинтересованными сторонами и внешними поставщиками, вы будете способствовать точному администрированию контрактов, своевременному вводу данных для расчета заработной платы и постоянному совершенствованию кадровых операций.

Задачи

Руководство и координация кадровых операций команды, определение приоритетов и обеспечение точности, своевременности и надлежащей документации работы
Поддержка и анализ существующих процессов, выявление пробелов и возможностей для улучшения, а также внедрение практических изменений, повышающих эффективность, согласованность и контроль
Курирование администрирования контрактов от подготовки и заключения до обновлений и завершения сотрудничества, включая сервисные соглашения, EOR-контракты и трудовые договоры, а также координация процессов, связанных с релокацией сотрудников
Координация ввода данных для расчета заработной платы и регулярных кадровых процессов, включая учет рабочего времени и отсутствия, табели учета рабочего времени, расчет остатков отпусков и изменения в жизненном цикле сотрудника
Обеспечение точности и актуальности кадровых записей, документации и данных в HR-системе
Координация кадровых операций в разных странах и юридических лицах, взаимодействие с внешними поставщиками по вопросам местных требований и изменений, касающихся сотрудников
Консультирование сотрудников и внутренних команд по вопросам трудовых договоренностей, процессов, политик, систем и документации, привлекая внешних поставщиков при необходимости
Руководство командой при решении сложных случаев и вопросов, требующих расследования, разъяснения или одобрения

Требования

Минимум 4 года опыта работы в HR Operations, Employment Operations, администрировании расчета заработной платы или смежных областях
Минимум 1–2 года опыта руководства командой или координации операционных процессов
Практические знания трудовых договоров, EOR-контрактов и сервисных соглашений, включая различия в их администрировании
Опыт координации кадровых процессов в нескольких странах или юридических лицах, включая работу с внешними поставщиками
Опыт улучшения операционных процессов, способность выявлять проблемы, расставлять приоритеты в изменениях и доводить их до конца
Знакомство с HRIS и ERP системами
Отличные организаторские способности и внимание к деталям, уверенность в управлении регулярными сроками и конфиденциальной документацией
Четкие коммуникативные навыки и способность направлять коллег, объяснять процессы и вдумчиво решать сложные случаи
Уверенность в кросс-функциональной работе с Финансовым отделом, сотрудниками, подрядчиками, менеджерами и внешними поставщиками
Профессиональный английский и русский язык для ежедневного письменного и устного общения
Базовые навыки работы с Excel, включая функции поиска (например, VLOOKUP или XLOOKUP)

Будет плюсом

Опыт работы с HiBob и 1С

Условия

Частное медицинское страхование
Спортивные льготы
Комплексная программа поддержки психического здоровья
Бесплатные уроки английского языка (онлайн)
Курсы местного языка
Оплачиваемый отпуск
Поддержка по уходу за ребенком
Вознаграждение по программе рекомендаций
Повышение квалификации, внутренние семинары и участие в профессиональных конференциях и корпоративных мероприятиях

Overview

SOFTSWISS is hiring an HR Administration Team Lead to join our dynamic HR team. In this role, you will lead the team’s day-to-day work and oversee employment operations across service agreements, EOR contracts and employment contracts in multiple countries. You will help ensure that processes are accurate, timely and well-documented, while identifying opportunities to improve their efficiency and reliability.

You will work closely with Finance, employees, contractors, managers and external service providers to support a consistent experience and resolve complex employment-related cases.

Purpose of the role

You will ensure reliable and efficient HR administration across multiple countries and contract types. By guiding the team, coordinating recurring employment processes and maintaining strong relationships with internal stakeholders and external providers, you’ll support accurate contract administration, timely payroll inputs and continuous improvement of employment operations.

Key responsibilities

Lead and coordinate the team’s employment operations, setting priorities and ensuring work is accurate, timely, and well-documented
Support and review existing processes, identify gaps and opportunities for improvement, and implement practical changes that strengthen efficiency, consistency, and control
Oversee contract administration from preparation and execution through updates and offboarding, across service agreements, EOR contracts, and employment contracts, coordinating employment-related relocation processes as well
Coordinate payroll inputs and recurring employment processes, including time and absence records, timesheets, leave balances and employee lifecycle changes
Ensure employment records, documentation and HR system data are accurate and up to date
Coordinate employment operations across countries and legal entities, working with external providers on local requirements and employee changes
Advise employees and internal teams on employment arrangements, processes, policies, systems and documentation, involving external providers when needed
Guide the team through complex cases and questions that require investigation, clarification or approval

Required Experience

At least 4 years of experience in HR Operations, Employment Operations, payroll administration, or a related field
At least 1–2 years of experience leading a team or coordinating operational processes
Practical knowledge of employment contracts, EOR contracts, and service agreements, including how their administration differs
Experience coordinating employment processes across multiple countries or legal entities, including work with external providers
A track record of improving operational processes, with the ability to spot issues, prioritize changes, and follow through on implementation
Familiarity with HRIS and ERP systems
Strong organizational skills and attention to detail, with confidence managing recurring deadlines and sensitive documentation
Clear communication skills and the ability to guide colleagues, explain processes and handle complex cases thoughtfully
Confidence working cross-functionally with Finance, employees, contractors, managers and external providers
Professional English and Russian for day-to-day written and verbal communication
Basic Excel skills, including lookup functions (e.g., VLOOKUP or XLOOKUP)

Nice to have

Experience with HiBob and 1C

Our Benefits

Private health insurance
Sports benefits
Comprehensive Mental Health Program
Free English lessons (online)
Local language courses
Paid time off
Maternity leave support
Referral program rewards
Upskilling, internal workshops, and participation in professional conferences and corporate events

Подходит ли тебе эта вакансия?

Сравним навыки, грейд, формат работы и зарплату

Ключевые навыки

HR Operations
Employment Operations
Payroll Administration
Employment Contracts
EOR Contracts
Service agreements
HRIS
ERP
Business Process Improvement
Excel
ВПР
HiBob
1С

Оценка зарплаты

18 500PLNв месяц

Чаще всего от 15 100 до 21 000