Tour Staff Administrator

О нас Давайте отправимся в приключение вместе! Привет, мы G Adventures. Мы одна из ведущих мировых компаний по организации небольших групповых туров, и мы всегда верили, что путешествия — это не только то, куда вы едете, но и то, как они меняют вас. Последние 35 лет мы стремились делать все по-другому. Никаких шаблонных туров. Никаких гигантских автобусов или круизных лайнеров. И уж тем более, как можно меньше селфи-палок. Только настоящие люди, путешествующие по всему миру с открытым разумом и неутолимым желанием сделать нашу планету лучше, просто исследуя ее. В G Adventures наша ДНК (или GNA, если хотите) построена на принадлежности — где возможность быть собой каждый день не просто принимается, а откровенно празднуется. Для нашей офисной команды — хотите надеть футболку с изображением вашей собаки? Мы говорим «вперед». Для наших главных организаторов путешествий (CEO) — хотите отправиться в путь и назвать некоторые из самых эпических мест на Земле своим домашним офисом? Нам это нравится — и мы вас поддержим. Хотите проводить дни с людьми, которые вам искренне нравятся? Нам тоже — и мы уверены, что вы прекрасно впишетесь, где бы вы ни были. А теперь о вашей карьере — это то место, где вы можете расправить крылья и по-настоящему вырасти в своей роли. Лучшая часть? Вы сможете сделать все это вместе со страстной, чертовски талантливой, уникальной командой, которая стремится выполнять первоклассную работу и одновременно распространять немыслимое количество добра. Чувствуете, что это может вам подойти? Мы тоже так думаем, и нам уже не терпится с вами познакомиться. Администратор штата гидов оказывает административную и оперативную поддержку команде организации туров, обеспечивая точное и эффективное ведение систем, документации, логистики путешествий, коммуникаций и операционных процессов. Роль отвечает за поддержку штата гидов (CEO) и более широкой команды организации, посредством эффективной координации, управления записями, регулярной отчетности и логистической администрации, способствуя бесперебойному проведению туров по всему региону. Основные обязанности и ответственность: Администрация и управление документами Собирать, проверять и организовывать всю предпутевую документацию, обеспечивая точное архивирование для доступа штата гидов (CEO). Поддерживать записи о соответствии требованиям, включая паспорта, водительские удостоверения, сертификаты первой помощи, проверки биографии и отслеживание сроков истечения действия. Обновлять записи о Кодексе поведения штата гидов (CEO), профили контактов и операционные базы данных в соответствии с указаниями. Вести и проверять физические и цифровые системы архивирования, транзакционные записи, квитанции и платежную документацию. Системная администрация Поддерживать и обновлять внутренний веб-сайт штата гидов (CEO) и порталы ресурсов с текущими маршрутами, планировщиками поездок и операционной документацией. Создавать, управлять и архивировать каналы Slack для штата гидов (CEO) по турам, обеспечивая наличие стандартной предпутевой информации. Загружать утвержденные расписания штата гидов во внутренние системы (например, Polaris). Поддерживать рутинную системную администрацию и вести точные операционные записи. Логистика путешествий и финансовая администрация Координировать рутинные транспортные arrangements для переездов штата гидов (CEO), включая авиабилеты, проживание и наземный транспорт. Координировать выдачу и распространение сувениров для штата гидов (CEO) в сотрудничестве с менеджером мастерской. Помогать финансовому отделу с сортировкой счетов, вводом данных и административной обработкой по мере необходимости. Коммуникация и операционная поддержка Составлять и форматировать контент для регионального ежемесячного информационного бюллетеня, используя информацию, предоставленную операционной командой. Ежемесячно распространять стандартные отчеты об отзывах клиентов поставщикам. Публиковать «Shout-Outs» (выражение признания и оценки) штата гидов (CEO) на внутренних коммуникационных платформах. Участвовать в ротации экстренной телефонной связи, предоставляя поддержку в нерабочее время на плановой еженедельной основе. Координация мероприятий и инвентаризации Оказывать административную поддержку внутренним совещаниям, обучению персонала, мероприятиям по вовлечению и операционным мероприятиям. Искать коммерческие предложения от поставщиков услуг, координировать бронирования, отслеживать посещаемость и помогать с логистикой мероприятий по мере необходимости. Навыки и опыт: Опыт: 1+ года опыта работы в G Adventures или соответствующий опыт в сфере туризма/путешествий. Рекомендуется предыдущий опыт работы в качестве руководителя группы или полевого гида. Диплом в области туризма крайне желателен. Региональная страсть: Опыт путешествий и искренняя страсть к людям, культуре и географии Африки. Коммуникативные навыки: Высокоразвитые письменные и устные коммуникативные навыки; умение представлять данные руководству и деликатно общаться в разных культурах. Свободное владение английским языком и хорошее знание систем (Office, Google Sheets) Управление кризисными ситуациями: Подтвержденная способность сохранять спокойствие под давлением, справляться со стрессовыми ситуациями, управлять кризисами и ставить во главу угла безопасность других. Системная грамотность: Уверенное владение и устранение неполадок в сложных внутренних компьютерных системах, программном обеспечении баз данных и инструментах коммуникации с высокой скоростью и эффективностью. Организованность и гибкость: Сильные навыки административной работы, организации и бюджетирования. Способность совмещать строгие повседневные операционные сроки, сосредоточившись на улучшении процессов. Гибкость: Готовность работать по гибкому графику, включая ротационные выходные смены и вечернее дежурство по экстренному телефону (оплачивается). Что мы предлагаем вам? Конкурентоспособный пакет совокупного вознаграждения, включая эксклюзивные туристические льготы! Дополнительные выходные дни, в том числе на ваш день рождения! Отпуск для восстановления сил Улучшенный отпуск по уходу за ребенком Значимая программа признания сотрудников Возможности обучения и роста Группы поддержки сотрудников Применимо в зависимости от местоположения Обратите внимание, что искусственный интеллект (ИИ) используется в процессе отбора или собеседования. G Adventures является работодателем, предоставляющим равные возможности и стремящимся к созданию разнообразной и инклюзивной рабочей среды. Мы рассматриваем всех подходящих кандидатов.