Администратор офиса / Секретарь является центральным контактным лицом регионального офиса, ответственным за бесперебойную повседневную работу всех административных функций, функций приемной и офисной поддержки.

Эта роль предполагает высокий уровень самостоятельности и ответственности, обеспечение того, чтобы офисная среда всегда была профессиональной, организованной и полностью функциональной, при одновременном обеспечении необходимой административной поддержки как офисным, так и полевым командам.

Внутренние: Сотрудники офиса, полевые команды, директора
Внешние: Клиенты, посетители, поставщики, подрядчики

Выступать в качестве первого контактного лица для всех посетителей, сотрудников и внешних заинтересованных сторон
Полностью отвечать за административное и оперативное управление офисом
Поддерживать эффективные системы управления документами, архивирования и управления данными
Оказывать поддержку полевым командам в решении административных задач
Обеспечивать профессиональную, организованную и полностью функционирующую офисную среду

1. Приемная и координация офиса

Обеспечение профессионального и гостеприимного приема посетителей
Управление доступом посетителей, процессами регистрации и организацией встреч
Эффективная обработка входящих звонков, запросов и корреспонденции
Поддержание порядка в переговорных комнатах, зоне приема и общем представлении офиса
Организация напитков, обедов и кейтеринга для встреч
Прием и распределение доставок и почты
Обязанности по оказанию первой помощи и пожарной безопасности
Планирование ремонтных работ и инспекций, ведение актуального графика технического обслуживания с указанием затрат и выполненных ремонтов
Ведение учета мероприятий по техническому обслуживанию, сервисных контрактов и документов соответствия для внутренних и внешних аудитов
Оказание помощи в процедурах охраны труда и техники безопасности и требованиях соответствия для внутренних и внешних аудитов
Поддержка процедур экстренной готовности и обеспечения непрерывности бизнеса

2. Администрация и операции офиса

Принятие на себя ответственности за все административные процессы офиса
Управление расписаниями, бронированием встреч и планированием помещений
Координация курьерских служб, почты и распространения документов
Заказ и управление офисными принадлежностями и расходными материалами
Поддержка процессов адаптации новых сотрудников (например, настройка рабочего места, доступ и т.д.)
Поддержание офисных систем, трекеров и внутренних записей
Выполнение общих административных обязанностей, включая набор текста, печать, ксерокопирование и сшивание документов
Обеспечение напитками и координация кейтеринга для встреч по мере необходимости
Обеспечение точности, актуальности и хорошей организации всех вводимых данных и записей
Выполнение дополнительных разовых административных задач для поддержки более широкой команды и операционной деятельности офиса

3. Охрана труда, техника безопасности и соответствие требованиям

Работа в соответствии с политиками и процедурами компании
Обеспечение соответствия стандартам защиты данных и безопасности документов
Поддержка процессов документации по охране труда и технике безопасности, где это требуется

Ожидания компании

Сотрудничество и поддержка более широких бизнес-операций
Поддержание профессионализма и соблюдение корпоративных стандартов
Соблюдение всех политик и процедур компании
Вклад в непрерывное совершенствование бизнеса

Местоположение: Главный офис в Бристоле

Location: Bristol head office

Role overview

The Office Administrator / Receptionist is the central point of contact for the regional office, responsible for the smooth day-to-day running of all administrative, front-of-house, and office support functions.

This role operates with a high level of autonomy and ownership, ensuring the office environment is professional, organised, and fully functional at all times, while providing essential administrative support to both office and site-based teams.

Role Scope

Act as the first point of contact for all visitors, staff, and external stakeholders
Take full ownership of office administration and operational organisation
Maintain efficient systems for document control, filing, and data management
Support site teams with administrative requirements
Ensure the office environment is professional, organised, and fully operational

Key Internal/External Relationships

Internal: Office staff, Site teams, Directors
External: Clients, visitors, suppliers, contractors

Key Responsibilities

1. Front of House & Office Coordination

Deliver a professional and welcoming front-of-house experience
Manage visitor access, sign-in processes, and meeting arrangements
Handle incoming calls, enquiries, and correspondence efficiently
Maintain meeting rooms, reception area, and overall office presentation
Organise refreshments, lunches, and hospitality for meetings
Receive and distribute deliveries and post
First Aid and Fire Marshal duties
Schedule maintenance repairs and inspections, keeping an up-to-date maintenance schedule with costs and repairs
Maintain records of maintenance activities, service contracts and compliance documentation for internal and external audits
Assist with Health & Safety procedures and compliance requirements for internal and external audits
Support emergency preparedness and business continuity procedures

2. Office Administration & Operations

Take ownership of all office administrative processes
Manage diaries, meeting bookings, and room scheduling
Coordinate couriers, post, and document distribution
Order and manage office supplies and consumables
Support onboarding processes (e.g. desk setup, access, building access etc)
Maintain office systems, trackers, and internal records
Carry out general administrative duties including typing, printing, photocopying, and document binding
Provide refreshments and coordinate catering for meetings as required
Ensure all data input and record-keeping is accurate, up to date, and well organised
Undertake additional ad hoc administrative tasks to support the wider team and office operations

3. Health, Safety & Compliance

Work in line with company policies and procedures
Ensure compliance with data protection and document security standards
Support health & safety documentation processes where require

Company Expectations

Work collaboratively and support wider business operations
Maintain professionalism and uphold company standards
Comply with all company policies and procedures
Contribute to continuous improvement across the business

Внутренние: Сотрудники офиса, полевые команды, директора
Внешние: Клиенты, посетители, поставщики, подрядчики

Выступать в качестве первого контактного лица для всех посетителей, сотрудников и внешних заинтересованных сторон
Полностью отвечать за административное и оперативное управление офисом
Поддерживать эффективные системы управления документами, архивирования и управления данными
Оказывать поддержку полевым командам в решении административных задач
Обеспечивать профессиональную, организованную и полностью функционирующую офисную среду

1. Приемная и координация офиса

Обеспечение профессионального и гостеприимного приема посетителей
Управление доступом посетителей, процессами регистрации и организацией встреч
Эффективная обработка входящих звонков, запросов и корреспонденции
Поддержание порядка в переговорных комнатах, зоне приема и общем представлении офиса
Организация напитков, обедов и кейтеринга для встреч
Прием и распределение доставок и почты
Обязанности по оказанию первой помощи и пожарной безопасности
Планирование ремонтных работ и инспекций, ведение актуального графика технического обслуживания с указанием затрат и выполненных ремонтов
Ведение учета мероприятий по техническому обслуживанию, сервисных контрактов и документов соответствия для внутренних и внешних аудитов
Оказание помощи в процедурах охраны труда и техники безопасности и требованиях соответствия для внутренних и внешних аудитов
Поддержка процедур экстренной готовности и обеспечения непрерывности бизнеса

2. Администрация и операции офиса

Принятие на себя ответственности за все административные процессы офиса
Управление расписаниями, бронированием встреч и планированием помещений
Координация курьерских служб, почты и распространения документов
Заказ и управление офисными принадлежностями и расходными материалами
Поддержка процессов адаптации новых сотрудников (например, настройка рабочего места, доступ и т.д.)
Поддержание офисных систем, трекеров и внутренних записей
Выполнение общих административных обязанностей, включая набор текста, печать, ксерокопирование и сшивание документов
Обеспечение напитками и координация кейтеринга для встреч по мере необходимости
Обеспечение точности, актуальности и хорошей организации всех вводимых данных и записей
Выполнение дополнительных разовых административных задач для поддержки более широкой команды и операционной деятельности офиса

3. Охрана труда, техника безопасности и соответствие требованиям

Работа в соответствии с политиками и процедурами компании
Обеспечение соответствия стандартам защиты данных и безопасности документов
Поддержка процессов документации по охране труда и технике безопасности, где это требуется

Ожидания компании

Сотрудничество и поддержка более широких бизнес-операций
Поддержание профессионализма и соблюдение корпоративных стандартов
Соблюдение всех политик и процедур компании
Вклад в непрерывное совершенствование бизнеса

Местоположение: Главный офис в Бристоле

Location: Bristol head office

Role overview

Role Scope

Act as the first point of contact for all visitors, staff, and external stakeholders
Take full ownership of office administration and operational organisation
Maintain efficient systems for document control, filing, and data management
Support site teams with administrative requirements
Ensure the office environment is professional, organised, and fully operational

Key Internal/External Relationships

Internal: Office staff, Site teams, Directors
External: Clients, visitors, suppliers, contractors

Key Responsibilities

1. Front of House & Office Coordination

Deliver a professional and welcoming front-of-house experience
Manage visitor access, sign-in processes, and meeting arrangements
Handle incoming calls, enquiries, and correspondence efficiently
Maintain meeting rooms, reception area, and overall office presentation
Organise refreshments, lunches, and hospitality for meetings
Receive and distribute deliveries and post
First Aid and Fire Marshal duties
Schedule maintenance repairs and inspections, keeping an up-to-date maintenance schedule with costs and repairs
Maintain records of maintenance activities, service contracts and compliance documentation for internal and external audits
Assist with Health & Safety procedures and compliance requirements for internal and external audits
Support emergency preparedness and business continuity procedures

2. Office Administration & Operations

Take ownership of all office administrative processes
Manage diaries, meeting bookings, and room scheduling
Coordinate couriers, post, and document distribution
Order and manage office supplies and consumables
Support onboarding processes (e.g. desk setup, access, building access etc)
Maintain office systems, trackers, and internal records
Carry out general administrative duties including typing, printing, photocopying, and document binding
Provide refreshments and coordinate catering for meetings as required
Ensure all data input and record-keeping is accurate, up to date, and well organised
Undertake additional ad hoc administrative tasks to support the wider team and office operations

3. Health, Safety & Compliance

Work in line with company policies and procedures
Ensure compliance with data protection and document security standards
Support health & safety documentation processes where require

Company Expectations

Work collaboratively and support wider business operations
Maintain professionalism and uphold company standards
Comply with all company policies and procedures
Contribute to continuous improvement across the business

Детали

Сопроводительное письмо к вакансии

Описание

О вакансии

Задачи

1. Приемная и координация офиса

2. Администрация и операции офиса

3. Охрана труда, техника безопасности и соответствие требованиям

Ожидания компании

Условия

Role overview

Role Scope

Key Internal/External Relationships

Key Responsibilities

1. Front of House & Office Coordination

2. Office Administration & Operations

3. Health, Safety & Compliance

Company Expectations

Подходит ли тебе эта вакансия?

Ключевые навыки

Оценка зарплаты

Похожие вакансии

Document Management Administrator

Office Administrator

Saturday Administrator

Volunteer Administrator

Office Receptionist

Administrator with Receptionist duties

Office Administrator / Receptionist

Community Manager

Administrator – Hazardous Waste

Contract Administrator

Sales Administrator

Office Administrator

Детали

Сопроводительное письмо к вакансии

Описание

О вакансии

Задачи

1. Приемная и координация офиса

2. Администрация и операции офиса

3. Охрана труда, техника безопасности и соответствие требованиям

Ожидания компании

Условия

Role overview

Role Scope

Key Internal/External Relationships

Key Responsibilities

1. Front of House & Office Coordination

2. Office Administration & Operations

3. Health, Safety & Compliance

Company Expectations

Подходит ли тебе эта вакансия?

Ключевые навыки

Оценка зарплаты

Похожие вакансии

Document Management Administrator

Office Administrator

Saturday Administrator

Volunteer Administrator

Office Receptionist

Administrator with Receptionist duties

Office Administrator / Receptionist

Community Manager

Administrator – Hazardous Waste

Contract Administrator

Sales Administrator

Office Administrator