Contract Administrator

ГРАФИК РАБОТЫ: Понедельник-пятница, 40 часов в неделю (3-месячный контракт) ЗАРПЛАТА: Конкурентоспособная Если вам требуется какая-либо дополнительная поддержка или адаптация в процессе найма, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться в наш отдел подбора персонала по адресу контакт рекрутера. Мы здесь, чтобы помочь! Общий обзор:
Администратор будет оказывать выделенную административную поддержку нашим контрактам с Amazon, обеспечивая последовательное выполнение процессов на объекте, включая подготовку котировок, обработку заказов на покупку, взаимодействие с подрядчиками, поддержку соответствия требованиям и отчетность. Эта роль поддерживает команду управления объектом и руководителей по исполнению контрактов, помогая поддерживать бесперебойную работу в соответствии со стандартами ABM и требованиями контракта Amazon. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Ключевые обязанности и ответственность включают: Подготовку и подачу котировок, ссылаясь на подтверждающие цитаты поставщиков для обеспечения прозрачности и соответствия согласованной структуре наценки ABM. Точное выставление и получение заказов на покупку с использованием IBMS (или соответствующих систем CAFM), обеспечивая надлежащее архивирование всей документации. Ведение и обновление всех административных трекеров – включая трекеры котировок, заказов на покупку и соответствия требованиям – в IBMS и Microsoft SharePoint/ Teams. Поддержка планирования и закрытия утвержденных котировок, тесное сотрудничество с менеджерами контрактов и менеджерами объектов для обеспечения назначения и выполнения работ. Загрузка документации (например, цитаты поставщиков, доказательства выполнения, рабочие листы субподрядчиков) в DMS и обеспечение ведения записей для целей выставления счетов и аудита. Помощь в управлении графиками технического обслуживания, обеспечивая наглядность ключевых дат планово-предупредительных ремонтов (PPM) и специфических требований объекта. Взаимодействие с субподрядчиками и внутренними заинтересованными сторонами для координации дополнительных работ, расходных материалов и экстренных запросов, обеспечивая их правильное отделение от основных мероприятий PPM в соответствии с договорными границами. Управление и обновление систем соответствия требованиям, таких как Avetta, обеспечивая актуальность и проверку документации поставщиков. Помощь в процессах авторизации котировок, отслеживание утверждений клиентов (например, PO или письменное разрешение) и подготовка документации для подачи клиенту. Участие в еженедельной и ежемесячной отчетности путем обновления трекеров, предоставления обновлений статуса котировок, мониторинга ожидающих утверждений или PO и поддержки сбора данных для отчетности по исполнению контракта и финансовой отчетности. Предоставление общей административной поддержки менеджерам объектов и контрактов для повышения операционной эффективности. Требования Сильные организационные навыки с возможностью управлять множеством приоритетов. Высокое внимание к деталям при подготовке документов, отслеживании и ведении записей. Отличные навыки письменного и устного общения. Уверенное владение Microsoft Office (особенно Excel, Word, Teams). Опыт работы с системами CAFM (например, IBMS) и системами цифрового документооборота (например, DMS). Уверенное взаимодействие с поставщиками, подрядчиками и клиентами в профессиональной и четкой манере. Способность работать самостоятельно на нескольких объектах и адаптироваться к различным операционным потребностям. Способность поддерживать высокий уровень конфиденциальности и профессионализма в быстро меняющейся коммерческой среде. Желательно: Предыдущий опыт работы в сфере управления объектами или административной поддержки объектов. Опыт использования системы CAFM или системы управления активами. Понимание структуры контрактов FM, особенно разделения PPM, реактивных работ и расходных материалов. Знакомство с процессами Amazon или работа на объектах Amazon является преимуществом. Преимущества Мы с гордостью предлагаем широкий спектр преимуществ, включая: 24/7 GP: Вы и ваши ближайшие родственники можете поговорить с врачом в Великобритании, не выходя из дома Поддержка психического здоровья и консультирование по жизненным событиям Программа Get Fit Финансовая и юридическая поддержка Схема "Велосипед на работу" Получите доступ к Perks at Work, нашему инновационному приложению для сотрудников, где вы можете найти: Perks: скидки, подарочные карты, кэшбэк и эксклюзивные предложения Life: Поиск ресурсов и инструментов по темам, от семьи и жизни до здоровья, денег и работы Support: Онлайн-чат или телефонная служба для срочной поддержки в кризисной ситуации О ABM: ABM (NYSE: ABM) является одним из крупнейших мировых поставщиков комплексных инженерных решений и инфраструктурных решений. Каждый день более 100 000 членов команды предоставляют основные услуги, которые делают пространства чище, безопаснее и эффективнее, улучшая общий опыт жильцов. ABM обслуживает широкий спектр рыночных секторов, включая коммерческую недвижимость, авиацию, критически важные объекты, а также производство и дистрибуцию. С годовым доходом более 8 миллиардов долларов и первоклассной клиентской базой ABM предоставляет инновационные технологии и устойчивые решения, которые улучшают объекты и позволяют клиентам достигать своих целей. Стремясь к созданию более умных, более взаимосвязанных пространств, ABM инвестирует в будущее, чтобы решать развивающиеся проблемы и строить более здоровый, процветающий мир. ABM: Развитие возможностей вместе. ABM стремится к практике трудоустройства, которая способствует разнообразию и инклюзивности в сфере занятости, независимо от возраста, инвалидности, смены пола, пола, статуса брака и гражданского партнерства, статуса беременности и материнства, расы, религии или убеждений. Мы являемся гордыми членами схемы признания работодателей Военного пакта.