Оказывать общую административную поддержку назначенным отделам, обеспечивая первоначальное обслуживание клиентов/пользователей для всех внутренних и внешних клиентов, играя ключевую роль в поддержке отделов в достижении организационных целей.
Ниже изложены основные обязанности, ожидаемые от этой роли по указанию исполнительного директора или соответствующего директора. Это не исчерпывающий список, но он представляет собой основные обязанности:
- Поддерживать общие встречи, совещания отделов и фокусные дни по мере необходимости Отделом, создавая повестки дня, организуя вспомогательные отчеты, создавая протоколы совещаний и информационные документы для совещаний, взаимодействуя с менеджерами, преподавателями и вспомогательным персоналом по мере необходимости, обеспечивая своевременное уведомление и своевременное предоставление повесток дня и вспомогательных документов.
- Помогать в общем управлении отделами, предоставляя полный административный сервис, включая выполнение множительных работ, и обеспечивая периодический пересмотр систем, включая составление корреспонденции, обновление информационных досок, мониторинг и решение проблем с кредитными картами, расходов и т. д., заказ канцелярских принадлежностей/расходных материалов и распространение информации по мере необходимости, обеспечивая наличие надлежащих договоренностей для поддержания непрерывности обслуживания в любое время. Это будет включать в себя обеспечение полного осведомления всего персонала о системе возмещения расходов и почасовой оплаты, включая соответствующие сроки расчета заработной платы и финансовые сроки.
- Помогать отделам, по мере необходимости, в решении вопросов, связанных со студентами/родителями, например, дисциплинарные вопросы студентов и жалобы родителей, включая организацию встреч, составление писем, участие во встречах и подготовку заметок для обеспечения точной записи всех таких встреч.
- Поддерживать отдел в привлечении и удержании студентов путем внедрения и пересмотра соответствующих административных процедур, участия и выполнения всей необходимой административной работы для дней студенческой информации. Периодически проверять данные о зачислении в отделах, чтобы обеспечить соответствие Колледжа правилам финансирования и поддержание качества данных.
- Организовывать и координировать собеседования "Work Ready" для студентов, связываясь с внешними участниками, составляя графики собеседований и выполняя все связанные с этим административные обязанности, такие как проживание, письма и т. д., поддерживая и обновляя студенческие записи в отношении опыта работы, управляя всей соответствующей документацией и административной поддержкой, необходимой для поддержки студентов и преподавателей.
- Надлежащим образом использовать соответствующие информационные системы Колледжа, проверяя точность информации, запуская отчеты, выявляя причины для беспокойства и сообщая о любых проблемах соответствующему лицу, поддерживая соответствующие системы и записи для отдела, которые проактивно контролируют ключевые целевые даты, обеспечивая поддержание четких связей с отделами поддержки, в частности с MIS и приемной комиссией.
- Активно участвовать в родительских вечерах и зачислениях и выступать в качестве первого контакта для студентов, отмечая запросы студентов и предпринимая действия или передавая их соответствующему лицу, обрабатывая формы отсутствия студентов и принимая запросы от внешних контактов, включая социальные службы, родителей и подрядчиков.
- Помогать в организации поездок для студентов, открывая счета в Финансовом отделе для осуществления платежей, бронируя микроавтобус, делая любые внешние бронирования, включая проживание и билеты на мероприятия по мере необходимости, обеспечивая выполнение всех необходимых административных договоренностей.
- Оператор коммутатора – поддерживать эффективную работу коммутатора организации, обеспечивая высокий уровень обслуживания клиентов для всех звонящих.
Для обеспечения соответствия требованиям руководящих принципов по защите детей все заявители должны полностью заполнить анкету. Это включает предоставление:
Полной истории трудовой деятельности с момента окончания полного среднего образования с указанием любых пробелов в трудовой деятельности.
Информации о всех соответствующих образованиях и квалификациях.
Обратите внимание, неполные заявления не будут рассматриваться. Ваше содействие помогает нам поддерживать самые высокие стандарты безопасности и заботы о детях и молодых людях.
Нажмите здесь, чтобы просмотреть льготы MidKent College.
