Детали

Грейд

Middle

Опыт работы

2-4 лет

Тип занятости

Полная занятость

Уровень английского

B2, выше среднего

Сопроводительное письмо к вакансии

Письмо на почту или сообщение рекрутеру в Telegram

О вакансии

Black & McDonald — это интегрированный многопрофильный подрядчик, предоставляющий услуги по электромонтажным, механическим, коммунальным и техническим работам для государственных, промышленных, коммерческих и институциональных рынков. В настоящее время компания работает в Канаде, США и Бермудских островах, насчитывая более 5500 сотрудников, работающих в сети из более чем 26 офисов. С 1921 года Black & McDonald остается семейным бизнесом с бескомпромиссной приверженностью принципам основателя: выполнение обещаний и справедливость ко всем. Компания следовала намеченному курсу диверсификации и расширения, сочетая рост и финансовую стабильность с постоянными инвестициями в наших сотрудников и готовностью осваивать новые деловые возможности и направления.

Краткое описание должности

Основная обязанность администратора — поддержка повседневной деятельности производственного подразделения в регионе Саскачеван.

Задачи

Обязанности будут включать тесное взаимодействие как с внутренними, так и с внешними клиентами, включая специалистов, офисных сотрудников, руководство, заказчиков, поставщиков и других контактных лиц, оперативно, эффективно и профессионально реагируя на запросы. Все обязанности должны соответствовать стандартным процедурам компании и обеспечивать соблюдение конкретных инструкций.

Обязанности и задачи

Выдавать наряды-заказы (WO) для небольших проектов в JD Edwards (JDE)
Получать заполненные заказы на закупку (PO) в JDE
Создавать счета для оплаты поставщикам и оказывать помощь в работе с дебиторской задолженностью в производственном подразделении
Отслеживать, завершать и подавать отчеты по трудовым ресурсам, оборудованию и материалам (LEM) и предоставлять регулярные обновления о ходе работ
Подготавливать еженедельные сверки заработной платы на основе ежедневного ввода данных по табелям учета рабочего времени и загружать их в JD Edwards
Координировать работу с отделом расчетов заработной платы и полевым руководством по любым выявленным ошибкам в расчете заработной платы, подавать необходимую документацию для исправления ошибок по мере необходимости
Присутствовать на совещаниях по проекту, вести точные записи и распространять заполненные протоколы среди всех соответствующих участников
Создавать пакеты документов для приема на работу новых/повторно нанимаемых работников по найму и загружать документы о найме
Поддерживать план действий в области безопасности, ведя протоколы, отслеживая выполнение задач и обеспечивая своевременное предоставление информации команде HSE
Координировать любые командировки и/или проживание для персонала на объекте, если потребуется
Создавать, проверять и подавать заявки на персонал в соответствующие профсоюзные организации
Выдавать накладные курьерской службы и отслеживать доставку посылок
Создавать документы MS Office для презентаций
Вести и публиковать журнал отгрузок цеха
Другие административные обязанности по мере необходимости и согласно указаниям

Требования

Ориентация на изменения / Эффективное общение / Непрерывное обучение / Клиентоориентированность / Ответственность за себя и других / Решение проблем и инновации / Командная работа и сотрудничество / Уважение к ценностям и другим людям

Требования к образованию и навыкам

Высшее образование в области администрирования или значительный опыт работы на аналогичной должности
2-4 года опыта работы на административной должности, предпочтительно в строительной отрасли или смежной сфере
Эффективные устные и письменные коммуникативные навыки и способность четко и эффективно общаться с квалифицированными рабочими, менеджерами, клиентами и коллегами
Хорошо развитые организационные навыки и навыки решения проблем
Практическое знание и использование пакета Microsoft Office

Будет плюсом

Предыдущий опыт работы с JD Edwards будет считаться преимуществом

About Company

Black & McDonald is an integrated, multi-trade contractor providing electrical, mechanical, utility and maintenance services to government, industrial, commercial and institutional markets. The company currently operates across Canada, US and Bermuda with over 5,500 employees working out of a network of more than 26 offices. Since 1921, Black & McDonald has remained a family-owned business with an uncompromising commitment to the founder's principles of delivery as promised and fairness to all. The company has followed a planned course of diversification and expansion, combining growth and financial stability with ongoing investment in our people, and a willingness to pioneer new business opportunities and directions.

Summary of Position

The Administrator's primary responsibility is to support the day to day operations of the Fabrication Division in the Saskatchewan Region. Duties will include close working relationships with both internal and external clients including tradespeople, office staff, management, customers, vendors and other contacts by responding to requests in a prompt, efficient and professional manner. All duties must incorporate our standard company procedures and ensure specific instructions are followed.

Duties and Responsibilities

Issue Work Orders (WOs) for small projects in JD Edwards (JDE)
Receive completed POs in JDE
Create accounts payable invoices and assisting with accounts receivable within the Fabrication Division
Track, complete and submit labour, equipment and material reports (LEMs) and provide regular progress updates
Prepare weekly payroll reconciliation from daily time card entry and upload to JD Edwards
Coordinate with payroll & field supervision for any payroll errors brought forward, submit required documentation to correct errors as required
Attend project-related meetings, take accurate notes and distribute completed minutes to all appropriate parties in attendance.
Create onboarding packages for new/rehire union trades and upload hire documents
Support the safety action plan by recording minutes, following-up on tasks and ensuring an accurate timeline is provided to the HSE team
Coordinate any travel and/or accommodations for site personnel if required
Create, review and submit manpower requests to appropriate union hall(s)
Issue courier waybills and track parcel delivery
Creation of MS office documents for presentations
Maintaining and publishing shop shipping log
Other administrative duties as assigned and directed

Competency Requirements (Skilled to Advanced Level)

Change Orientation / Communicates Effectively / Continuous Learning / Customer Focus / Holds Self and Others Accountable / Problem Solving and Innovation / Teamwork and Collaboration / Values and Respects Others

Education & Skill Requirements

Post-Secondary Education in Administration or substantial number of years of practical experience in a similar role
2-4 years' experience in an administrative role preferably in a construction environment or similar industry
Effective verbal and written communication and the ability to clearly and effectively relate to tradespeople, managers, customers and co-workers
Well-developed organizational and problem solving skills
Practical use and knowledge and use of Microsoft Office Suite
Previous practical use of JD Edwards will be considered an asset

Black & McDonald welcomes and encourages applications from persons with disabilities. Accommodations are available upon request for candidates taking part in all aspects of the recruitment and selection process.

Подходит ли тебе эта вакансия?

Сравним навыки, грейд, формат работы и зарплату

Ключевые навыки

JD Edwards
MS Office
Payroll Administration
Accounts Payable
Дебиторская задолженность
Project Coordination

Оценка зарплаты

59 700CADв год

Чаще всего от 54 200 до 70 500