We use cookies to run the site and count visits. "Got it" also allows session recording.
New York, United States3 months ago
Grade
Senior
Experience
from 4 years
Work format
Onsite
Employment
Full-time
English level
C1, advanced
An email or a Telegram message to the recruiter
Executive Assistant | New York, USA | Full-Time · Office
We are looking for an Executive Assistant to the head of the data center construction department in a dynamically developing construction company implementing large commercial and industrial projects across the USA.
The manager is simultaneously handling several parallel projects.
The assistant's task is to build a system around them: information flow, calendar, communications, and tracking agreements so that no deadline, issue, or follow-up is missed.
— Managing the executive's incoming flow: mail, messages, requests, documents — Filtering information — what requires the executive's involvement, what can be delegated, what can be resolved independently — Morning and evening summaries on key issues and tasks — Unified registry of tasks and agreements for all parallel projects — Recording instructions and monitoring their execution — Follow-up with project teams, contractors, and consultants — Managing the calendar considering project priorities — Preparing for meetings: purpose, agenda, participants, materials, brief summary with context and open questions — Coordinating communication between the executive, internal teams, and external participants — Organizing travel, transportation, bookings, and business logistics
This is a role for an independent, extremely organized person who can manage dozens of processes simultaneously and work in an environment with a large number of participants.
🗣 English: fluent (C1+) 🛂 Requirement: legal right to work in the USA__
— Experience as an Executive Assistant / Senior EA / Personal Assistant or in a similar role — 4+ years — Experience working directly with a high-level executive — Strong prioritization skills: the ability to quickly understand what truly requires the executive's attention — Ability to independently manage follow-up and bring agreements to fruition — High level of independence, responsibility, attention to detail — Readiness to work in a dynamic project environment
Experience in construction, development, engineering, or infrastructure will be an advantage.
__📍 Location: New York, USA — office-based work — 10 paid vacation days + 10 paid holidays — Medical insurance — 401(k) — Professional development opportunities
Executive Assistant | New York, USA | Full-Time · Office
Ищем Executive Assistant к руководителю направления строительства дата-центров в динамично развивающейся строительной компании, реализующей крупные коммерческие и промышленные проекты по всей территории США.
Руководитель одновременно ведёт несколько параллельных проектов. Задача ассистента — выстроить вокруг него систему: информационный поток, календарь, коммуникации и контроль договорённостей так, чтобы ни один срок, вопрос или follow-up не потерялся.
Это роль для самостоятельного, предельно организованного человека, который умеет держать десятки процессов одновременно и работать в среде с большим количеством участников.
📍 Локация: Нью-Йорк, США — работа в офисе 🗣 Английский: свободный (C1+) 🛂 Обязательно: легальное разрешение на работу в США
Зона ответственности — Управление входящим потоком руководителя: почта, сообщения, запросы, документы — Фильтрация информации — что требует участия руководителя, что делегируется, что решается самостоятельно — Утренние и вечерние сводки по ключевым вопросам и задачам — Единый реестр задач и договорённостей по всем параллельным проектам — Фиксация поручений и контроль исполнения — Follow-up с проектными командами, подрядчиками и консультантами — Управление календарём с учётом приоритетов проектов — Подготовка встреч: цель, повестка, участники, материалы, короткое summary с контекстом и открытыми вопросами — Координация коммуникации между руководителем, внутренними командами и внешними участниками — Организация поездок, транспорта, бронирований и деловой логистики
Мы ждём — Опыт Executive Assistant / Senior EA / Personal Assistant или в аналогичной роли — от 4 лет — Опыт прямой работы с руководителем высокого уровня — Сильные навыки приоритизации: способность быстро понимать, что действительно требует внимания руководителя — Умение самостоятельно вести follow-up и доводить договорённости до результата — Высокая самостоятельность, ответственность, внимание к деталям — Готовность работать в динамичной проектной среде
Преимуществом будет опыт в construction, development, engineering или infrastructure.
Условия: — 10 оплачиваемых дней отпуска + 10 оплачиваемых праздничных дней — Медицинская страховка — 401(k) — Возможности профессионального развития
We compare skills, grade, work format and salary
Most often 77,200 to 122,000
