IvlevGroup

Executive Assistant at Konstantin Ivlev's management company IvlevGroup

Moscow, Russia3 days ago

Details

Work format

Onsite

A cover letter for this job

An email or a Telegram message to the recruiter

Responsibilities

Assisting in the preparation of the executive's weekly/monthly work schedule and monitoring its adherence;
Organizing meetings and negotiations;
Preparing documents for these meetings;
Traveling on the executive's instruction on short business trips to resolve issues previously assigned by the executive;
Accompanying the executive to meetings and negotiations;
Keeping minutes of these negotiations and meetings;
Gathering materials and information needed by the executive for effective performance;
Fulfilling personal requests (booking tickets, hotels/restaurants/flowers, etc.);
Timely informing about upcoming tasks, reminding about deadlines, notifying about business meetings and trips;
Coordinating certain issues with heads of structural divisions as instructed by the executive;
Communicating with clients, processing emails;
Adhering to internal regulations and labor discipline

Requirements

Proficiency in Google Docs (experience with Trello, CRM, Bitrix is a plus);
Successful experience in effective task planning and tracking;
Ability to excellently present information received from the executive in written form and in presentations;
Skill in solving non-standard problems, flexibility, ingenuity, broad outlook;
Attention to detail;
Mandatory experience in project activities, advertising agency;
Systems thinking, flexibility, high level of self-organization, stress resistance, responsibility;
Readiness to work in a multitasking environment, ability to make independent decisions, initiative

Benefits

Salary is discussed during the interview with the successful candidate;
Work schedule 5/2;
Opportunity to work and develop in a successful company;
Comfortable working conditions (office near metro stations Aeroport/Dynamo/CSKA);
Working with a team of professionals passionate about their work

В управляющую компанию Константина Ивлева IvlevGroup ищут Ассистента руководителя.

Обязанности:

Помощь в составлении рабочего графика руководителя на неделю/месяц и контроль его соблюдения;
Организация встреч и переговоров;
Подготовка документов к этим встречам;
Выезд по решению руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, которые ему обозначил ранее руководитель;
Сопровождение руководителя на встречах и переговорах;
Ведение протоколов этих переговоров и встреч;
Сбор материалов и информации, которая нужна руководителю для осуществления эффективной деятельности;
Выполнение личных поручений (заказ билетов, бронь гостиниц/ресторанов/цветов и т.д.);
Своевременное информирование о предстоящих задачах, напоминание о дедлайнах, уведомление о деловых встречах и поездках;
Согласование некоторых вопросов с руководителями структурных подразделений по поручению руководителя;
Коммуникация с клиентами, обработка электронной почты;
Соблюдение правил внутреннего распорядка и дисциплины труда.

Требования:

Навыки работы с Google Docs (приветствуется опыт работы с Trello, CRM, Битрикс);
Успешный опыт эффективного планирования и трекинга задач;
Умение отлично излагать полученную от руководителя информацию в текстовом виде и в формате презентаций;
Навык решения нестандартных задач, гибкость, смекалка, широкий кругозор;
Внимательность к деталям;
Обязателен опыт работы в проектной деятельности, рекламном агентстве;
Системное мышление, гибкость, высокий уровень самоорганизации, стрессоустойчивость, ответственность;
Готовность к работе в режиме многозадачности, умение самостоятельно принимать решения, инициативность.

Условия: